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秘密の時間整理術|スケジュール管理には4つのコツがある

こんにちは、MARCUS(マーカス)です。

『忙しくて仕事が終わらない』『毎日バタバタして自分の時間がつくれない』『どうスケジュール管理してよいのかわからない』

あなたのそんな悩みに、お答えます。

本記事の内容

その①なぜスケジュール管理が必要なのか?
その②スケジュール管理が成功する4つのコツ
その③スケジュール管理は先手必勝

全然自分の時間がない。時間通りに終わらず怒られてばかり。どうにかして要領よく時間を使いたいけど、どうすれば良いの?

『時間の有効活用』は人類永遠のテーマではないでしょうか?笑

『定時で仕事を終わらせて、アフター5を家族や友人と過ごしたい』『家事をなるべく早く終わらせて、少しでも自分の趣味に時間を使いたい』

時間を効率的に使ってしたいことは、人それぞれですね。

そこで今回は、時間を効率的に使うためのヒントになる時間整理術『スケジュール管理』についてご紹介します。

わたしがいるプロジェクトマネジメントの業界では『期限通りに仕事を終わらせることが課せられた最重要タスク』といっても過言ではありません。

そんな日々の仕事のなかで試行錯誤して、わたしが自分自身の教訓として身につけたノウハウをみなさんにシェアします。

スケジュール作成のヒントも合わせてご紹介しますので、読み終えれば『無理なくスケジュール通りにタスクをこなせるようになる』と思いますよ。

それでは、プロマネ歴12年のわたしが書いていきます。

なぜスケジュール管理が必要なのか?

そもそも、なぜスケジュール管理が必要なんでしょうか?

わたしが思うに一言で言えば、『デキる人』になりたいからではないでしょうか。

ビジネスであれば、常に期限通りに仕事を終わらせることによって、上司や顧客からの信頼を勝ち取ることができます。

それが次回以降の顧客からの引き合いや受注に繋がりますし、ひいては、会社内での出世競争で勝ち残ることにもつながります。

いわゆる『仕事がデキる人』ですね。

また、プライベートであれば家事や雑用をそつなくこなして、余暇時間で自分の趣味やスポーツなど楽しむ。そんな生活にも憧れます。

『仕事が予定通りに終わらない』『自分の時間が全然作れない』と悩んでいる人から見れば、どうすればそんな風にできるのかとコツや秘密を知りたくなりますよね。

結論から言いますと『デキる人』は『時間を有効に使うことができる人』です。

時間を有効に使うためには、ただスケジュールを作るだけではダメで、作ったスケジュール通りにタスクをこなす『スケジュール管理』が重要になってきます。

『無理のないスケジュールを作って、その通りにタスクをこなす』そうすることで、余暇時間を作ることができるようになります。

『デキる人』になるための第一歩は、無理のないスケジュール作成とその通りにタスクをこなすスケジュール管理が重要だということですよ。

それでは、実際にどうすればよいのか4つのコツを見ていきましょう。

本記事では、スケジュール管理について書いていきますが、仕事や作業の効率を上げて、さらに時間を有効に使いたい!という方は、こちらの書籍でどうぞ。時短術について書かれた良書たちです。

スケジュール管理が成功する4つのコツ

①スケジュールはブレイクダウンする

スケジュールは『月⇒週⇒日』とブレイクダウンして決めてください。

そうすることで『今日・今なにをしなくてはいけないか』が見えてきます。

タスクの完成期限から逆算して『今月何をしなくてはいけないのか?⇒そのためには、今週何を完成させるのか?⇒そして、今日・今何の作業が必要なのか?』とスケジュールをブレイクダウンします。

スケジュールを作成するときにありがちなのが『今日・今何をすべきかが見えていない』という状況、何に集中すれば良いかわかっていない状況です。

毎朝、『さて今日は何をしようかな?』と考えているようでは、スケジュール管理の第一歩まで、まだまだ道半ばです。

期限通りに完成させるということは、日々のタスクの積み重ねです。

今日、今週終わらせなくてはいけないタスクを着実にこなせていないと1ヶ月後、2ヶ月、もしくはもっと先になるかもしれない期限に間に合わせることが難しくなってしまいます。

他のタスクを仕上げなくてはいけない時に、まだやらなくても良いことを一生懸命しているなんて状態では『デキる人への道はまだ遠い』ですよね。

ですので、まずは『今日・今なにをしなくてはいけないのか』がわかるようになるまで、スケジュールをブレイクダウンしてください。

②タスクに優先順位を決める

タスクには、その日その時に合わせて必ず重要度があります。

状況に合わせて、『作業をするタスクの優先順位を決める』ようにしましょう。

優先度高:その日必ず終わらせなくてはいけないタスク
優先度中:その日のうちに着手できていればOKのタスク
優先度低:時間に余裕があり、明日以降の着手OKのタスク

まずは1日の始まりに、優先度の高いタスクを完成させてしまいます。

その後、優先度中や低のタスクを行うことで、もし作業がまだ途中でも『自分の決めた時間で作業を中断することができる』ようになります。

そうすると、『アフター5の夕食の約束や友人との余暇時間を残業でキャンセルした』なんてことがなくなります。

日々のタスクに優先順位をつけると『仕事をちゃんと終わらせて定時帰り、上司からの印象UP』『友人との余暇時間も充実』、一石二鳥です。

まずは、『タスクは必ず優先度高から』を習慣化してください。

③タスク完了の所要時間を知る

自分の力量と内容から、タスクに必要な作業時間を正確に見積もれるようになりましょう。

これができていないと、スケジュールの精度が悪くなるためです。

朝から作業をする優先度高タスクの時間を『7時間』と見積もったとします。ですが、実際に作業をはじめてみたら『10時間』かかったらどうでしょうか。

その時点で残業が確定しますし、その日のうちに提出が必要なタスクであった場合には、期限に遅れることになります。

『自分でたてたスケジュールを守る』というスケジュール管理ができなくなり、時間の有効活用が難しくなります。

所要時間を知る方法は、自分の作業実績を振り返ることしかありません。

どのようなタスクにどのくらいの時間がかかったのか、できれば上司や顧客からのダメ出しの手直しにかかった時間もわかると良いでしょう。

『自分の力量と経験からタスク完了の所要時間を知る』ということは、自分の時間を効率的に使うためにはとても重要です。

④時間に余裕を持たせる

最後に、スケジュールには『必ず余裕(遊び)を持たせる』ようにしましょう。

どうしても『自分ではコントロールできない事』に対処するためです。

・移動や会議などコントロールできない時間
・上司や顧客からの突発のタスク
・作業時間の読めない初めてのタスク

やるべきタスクや優先順位、所要時間などがどんなに完璧でも、『予想もしなかったような依頼や遅れが出ること』はよくあります。

それでも優先度の高い自分のタスクは必ず終わらせなければいけませんし、突発の依頼にも対処しなければいけません。

そのためには、『1日のスケジュールに多少の余裕時間を準備しておいてその中で対応する』ようにします。

もしなにも突発のタスクがでなければ、この余裕時間は自分の他の作業に回せば良いので無駄にはなりませんし、時間に余裕があるので精神的にも楽です。

わたしの場合は、『自分のタスクは1日2つ』と決めています。

メール処理などのルーチンワークに加えて、『午前と午後で1つづつタスクを終わらせる』ということをベースに、毎日のスケジュールを決めます。

少ないように感じるかもしれませんが、『スタッフからの相談・上司からの依頼・顧客からの突発連絡』などに対処していると自分で出来るタスクは、せいぜい2つくらいです。

自分で作業する1タスク2時間として、1日2タスクで合計4時間。

これをベースにスケジュールを組んで、あとは余裕時間としています。

管理職であれば、このくらいの余裕時間でちょうど良いと思いますよ

『スケジュールには余裕時間を持たせることで、スケジュール管理がしやすくなる』ということが、わかっていただけたのではないでしょうか。

スケジュール管理は先手必勝

番外編ですが、スケジュール管理は先手必勝ということです。

これは何を言っているかと言いますと『終わらないスケジュールは、できるだけ早く助けを求めましょう』ということです。笑

『単純に作業量が多い』とか『優先度高タスクが急に重なった』とか言う理由で、どうしてもタスクが終わらないという場合があります。

そういうときは、わかった時点でできるだけ早く上司や友人などに助けを求めましょう。

あとから終わりませんしたと誰かに迷惑をかけたりするよりも『無理だとわかった時点で誰かの助けを借りて、全てのタスクを完了させた方が何倍もマシ』です。

場合によっては、自分では優先度高と思っていたタスクでも、明日以降にまわして良いと助け船が出るかもしれません。

ここで大切なのは、直前にお願いするのではなく、スケジュールに無理があるとわかった時点でできるだけ早くお願いすることです

ネガティブサプライズには誰もがネガティブな反応を示しますが、前もってお願いしておけば案外すんなりと協力してもらえるもんですよ。

スケジュールを作ってこなすのも、無理なときには誰かにヘルプをお願いするにも、先手先手のアクションが重要になるってことです。

先手必勝っていうことを念頭において、行動していきましょう。

まとめ 秘密の時間整理術|スケジュール管理には4つのコツがある!

本記事の内容

その①なぜスケジュール管理が必要なのか?
その②スケジュール管理が成功する4つのコツ
その③スケジュール管理は先手必勝

今回は、『スケジュール管理』についてご紹介しました。

スケジュール管理が上手いという人には、先天的な才能もたしかにあると思います。

何事にも要領がよく、大した努力もしてないのに結果が残せたり、最短でゴールにたどり着く道筋を見つけることがデキる人たちのことです。

ですが、要領が悪くなにをするにも時間がかかってしまうような人でも『自分の力量にあった進め方で優先順位を付けて、コツコツとタスクをこなしていけば、約束した期限に遅れるということは少なくする』ことができます。

スケジュール管理がデキる人というのは、約束に遅れない人です。

自分は要領が悪いからダメだと諦めずに、今回ご紹介したコツを参考に約束を守れる人になれるように行動しましょう。

それでは、今回は以上です。

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