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キックオフミーティングの目的と成功の秘訣【経験済です】

キックオフミーティングとは?

こんにちは、MARCUS(マーカス)です。

プロマネ初心者
「キックオフミーティングってなに?」「他の打合せとどうちがうの?」「なにに気をつけてミーティングすればいいの?」

そんなあなたの悩みに、お答えます。

本記事の内容

その①キックオフミーティングとは?
その②キックオフミーティングの効果
その③キックオフミーティングはいつ、だれと開くのか
その④ミーティングの成功基準は「メンバーからの質問」

「キックオフミーティング」は、プロジェクトが発足されると必ず行われますので、プロジェクトメンバーであれば、だれでも経験がありますね。

それではプロマネのあなたは、ちゃんと「キックオフミーティングの重要性や目的」をメンバーや出席者に伝えられているでしょうか?

「毎回呼ばれるからなんとなく出るけど、時間のムダに感じる」なんて思われたりしていたら、さびしい限りです

そこで今回は、「キックオフミーティング」についてご紹介します。

どこに注意してすれば良いかもご紹介しますので、読み終えれば、「ファシリテーターとしてのスキルを身につけること」ができると思いますよ。

プロマネ歴12年でPMPのわたしが、書いていきます。

それでは、説明します。

キックオフミーティングとは?

キックオフミーティングは、キックオフという言葉が示している通り「なにかが始まる時に行われるミーティング」のことです。

サッカーのゲームが始まるときのことを「キックオフ」と言いますね

プロジェクトであれば、「計画が発足されて1番はじめにあるイベント」ですし、会社によっては年度や四半期のはじめにキックオフミーティングとしての「方針会議や打合せ」がある場合もあるでしょう。

いずれにしてもキックオフミーティングは、何かがはじまる時に行われる「節目としての最初のイベントである」と覚えておけばOKです。

そんなに難しくありませんね。

話される内容は、ざっくりから詳細までさまざまですが、ミーティングの目的は「何かがはじまることを知らせること」が本質です。

✓なぜキックオフミーティングは大切なのか?

それは、出席者に「新たな仕事の始まり」を認識してもらうためです。

サッカーであればキックオフのホイッスルでゲームの開始がされますし、マラソンであれば、レース開始のピストル音で一斉にランナーがゴールを目指して、走り始めます。

プロジェクトの業務においては、ゲーム開始のホイッスルが「キックオフミーティング」になるということです。

プロジェクトに参加するメンバーは、他の計画から異動してくることが多いですし、人によっては何件かの案件を掛け持ちしていることもあります。

これといった節目がなく、なんとなくプロジェクトをはじめてはスタートダッシュに遅れます⇒スケジュールが遅れます!

これからはじまる作業へと頭を切り替えて、意識を集中してもらうためにも「区切りしてのイベントは必要不可欠」です。

ですので、キックオフミーティングには出席者に計画の開始を宣言して「目標に向かって作業を進めてもらう」という重要な役割があることを、忘れないようにしてください。

キックオフミーティングの効果

具体的に、どんな効果があるかというと

①目的の共有
②情報の共有
③チームの一体感

などが、特に強調したい効果です。

ミーティングが「時間の無駄感じる」のは、効果を十分に活用できていないからです。

ファシリテーターになるプロマネは、打合せの効果を最大限活用できるように「雰囲気作りやアジェンダの準備」に気をつけてくださいね。

✓プロジェクト目的の共有ができる

だれでも、自分がこれから始める作業の目的を知りたいですよね。

「社会や会社に対して自分はどう貢献できるか」モチベーションやプロジェクトへの参画意識は、仕事の意義を知ることでより高まります。

プロジェクトの方向性を説明することで「チーム全体の認識を統一できる」ということも、目的共有の大きな効果の1つですよ。

✓わかっている情報を共有する

キックオフミーティングが終わったら、「メンバーに自主的に作業を進めてもらうようにする」ためです。

プロジェクトの開始が宣言されて、その目的がクリアーになっただけでは、メンバーは作業を始めることはできません。

スコープ・コスト・スケジュールなどの情報を十分に与えて、目標と現状を自身で消化してもらうことで、はじめて自主性が促進され「なにから始めたらよいか」とメンバーから行動してもらえるようになります。

もちろん、キックオフミーティング時点では、そこまで詳細な情報は決まっていないことの方が多いです

それでも、わかっている情報は全て共有するようにしないと、メンバー自身も「わからないことがわからない」という状況に陥り、質問もできないという状況になります。

そうなっては、自主的に作業を開始するどころかメンバー間で情報交換の「余計なコミュニケーションが必要になり、ムダ時間」が出来てしまいますね。

情報共有は、余計な前置きを省いて「ムダのないコミュニケーションを促進する効果」もあることを、プロマネはよく理解しておきましょう。

✓チームが一体感をもって、目標に進む

チーム員全員が「はじめて顔を合わせる機会」になります。

自己紹介の時間を作ることでお互いを知ることができ、これから一緒に作業をするチームとしての雰囲気作りに役に立ちます。

また、プロジェクト体制表で各人の役割や責任を明確にすると、それぞれチームへの貢献度を認識して「仕事への使命感を生む効果」もあります。

キックオフミーティングでは、チームが一丸となって「目標に向かって進む雰囲気作り」をすることができるということです。

キックオフミーティングはいつ、だれと開くのか

キックオフミーティングは、

いつ⇒チームメンバーが決まった時
だれと⇒チームメンバー

と開くようにしましょう。

キックオフミーティングの1番の目的は「新たなプロジェクト作業の開始をチーム全員に宣言すること」だからねですね。

規模によっては、チームメンバーだけで良い時もありますし、社外の外注先や会社の経営陣が打合せに参加する場合があるかもしれません。

それでも、プロジェクト開始の宣言という目的に変わりはありません。

目的や情報の共有という他の目的もありますが、どの程度の内容がミーティングまでに決まっているかは、ケースバイケースです。

決まっている内容とともに、「課題や未決の内容などもメンバーに共有」して、いつまでに決めるべきかを議論するようにしてください。

ですので、まずは新しいゲーム開始を宣言するためにキックオフミーティングはメンバーが揃い次第、開催するべきですよ。

ミーティングの成功基準は「メンバーからの質問」

ミーティングが成功しているかどうかは、「打合せ中のメンバーからの質問で判断する」ことができます。

なぜなら、各メンバーがプロジェクトの開始に使命感を感じれくれれば、おのずと自分の作業に対する質問が出てきて良いはずだからです。

例えば、こんな経験アリませんか?

一通り打合せの説明が終わって、質疑応答の時間になりました。

この時、だれからも質問がなかったら、あなたは自分の説明が完璧で参加者全員が自分と同じレベルまでプロジェクトを理解したと思いますか?

そんなことは、ありませんよ。

全く逆で、打合せの説明ではまだ計画のイメージがつかめず、メンバーは「何を聞いて良いかもわからない状態」と思ったほうが間違いないです。

この場合は、イライラしたりガッカリせずに自分の説明が悪かったと反省して、「もう一度大切なところを繰り返し伝える」ようにしましょう。

  • プロジェクトの目的
  • スコープやコスト、スケジュールなどの決まっている情報
  • 体制図を使ってのメンバーの役割と責任

最低限、この3つがちゃんと伝わっていれば、メンバーが自主的に作業を始めるのに不足している必要な情報について、質問がでるはずです。

「質疑の時間がないから」とか「質問がないようなので、、、」と言って、打合せを切り上げてしまうことはNG!

すぐに質問がないからといって、決してミーティングが成功したと思ってはいけません。

参加者から前向きな意見や質問が出た時に「目的・情報の共有、チームの一体感作りというミーティングの目的が達成された」と判断してください。

たまに、遠慮がちなメンバーばかりで質問が出ないという場合もありますね。
その時は、一人ひとりに質問があるか聞いてみましょう。

ぶっちゃけ「参加者からの返事の声のトーンや表情」で、内容を理解したかどうかはだいたいわかります。

そこまでしないと、参加者になにも伝わらない「時間の無駄だった」と言われるキックオフミーティングになりかねませんので、要注意です。

まとめ キックオフミーティングの目的と成功の秘訣

ポイント

その①キックオフミーティングとは?
その②キックオフミーティングの効果
その③キックオフミーティングはいつ、だれと開くのか
その④ミーティングの成功基準は「メンバーからの質問」

今回は、「キックオフミーティング」についてご紹介しました。

キックオフミーティングには、「計画開始時のスタートダッシュを決める」という大きな効果があります。

「決まりだから」とか「とりあえずやっとくか」といった打合せでは、せっかくのチャンスが台無しになりかねません。

「プロジェクト開始の宣言」と「チームの雰囲気作り」だけは、間違えなく成功させたいですね

また、プロマネとしての「あなたの第一印象」も、ミーティングでは見られています。

プロマネやリーダーは打合せを開催したり、進行することが多くなります。

大人数が集まるミーティングでの「あなたの言動や態度」でメンバーからの評価は大きく変わってきます。

それがそのまま「チームの雰囲気に直結」し、「プロジェクトの成功に影響する」と言っても過言ではありません。

あなたが思っているよりも、周りから見らえてますよ。

そこで、わたしが「ファシリテーション」についての学習したオススメの本を紹介します。

プロジェクトでは「コミュニケーションの場となる打合せをどのようにコントロールできるか」も、重要なスキルです。

ファシリテーションスキルは、どんな仕事でも役に立ちます

本を読んで、グダグダだった打合せをパリッとさせられるスキルが身につくので、「十分もとの取れる自己投資」で損はなかったと思ってます。

物語形式で読みやすいので、読書嫌いの人もオススメです。

それでは、今回は以上です。

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