定常業務とは？
こんにちは、MARCUS(マーカス)です。
「定常業務ってなに？」「PMBOKのプロジェクトとの違いがよくわからない」「プロジェクト管理では定常業務って何か関係あるの？」
そんなあなたの悩みに、お答えます。
本記事の内容
その①定常業務とは？
その②定常業務とプロジェクト業務の違い
その③定常業務とプロジェクト業務の関係
PMBOKでは、仕事は全て「定常業務とプロジェクトに分けられる」と定義していますね。
ですが、プロジェクト管理についてはフォーカスして説明していますが、「定常業務との違いや関係」についてはあまり語られません。
今回は、「定常業務」についてご紹介します。
読み終えれば、「プロジェクトの成功には、定常業務部門や定常業務マネージャーとの関係が大切だ」ということがわかると思いますよ。
プロマネ歴12年でPMPのわたしが、書いていきますね。
目次
定常業務とは？
定常業務とは、あなたのしている「ふだんの仕事」のことです。
常に内容が同じで変化がない、日常こなす仕事。定常の業務
Weblio辞書
例えば、工場であれば製品を作るために「決められた材料を購入⇒決められた工程で製品を製造⇒検査をして顧客に出荷」という一連の流れが日常の「ふだんの仕事」ですね。
この「ふだんの仕事」が、そのまま「定常業務」ということになります。
当然、工場に関わる総務や経理などの間接部門の仕事も定常業務ですよ。
営利目的の企業であれば「毎日の売上・利益を上げるために行う仕事」、役所であれば「住民へのサービス全て」が定常業務になります。
定常とは「一定の状態を保っていて変わらないこと」ですので、その業務であれば「いつもしているふだんの仕事」ということがわかりますね。
定常業務とプロジェクト業務の違い
それでは、定常業務とプロジェクト業務の違いはなんでしょうか？
結論からいうと、プロジェクト業務には「定常業務にない2つの特徴」があります。
プロジェクト業務の特徴
①独自性があって、ユニークな業務
②有期性があって、明確な「始まりと終り」がある
定常業務を見てみると、日々の製品やサービスを提供しつづけることがふだんの仕事ですので、会社が存続している限りは「継続される活動」です。
また、毎日の仕事も「製品を作る・商品を売るなど、ルーチン化されたもの」ですので、他にはない独自のものとは言えませんね。
独自性とは、他にはない固有のもの
Weblio辞書、goo辞書
ユニークとは、他に類を見ないさま。独特なさま
一方、プロジェクト業務はビジネス上の背景を元に「毎回違った目的・目標を達成する」ために行われる活動で、スケジュールに基づいて「始まりと終わり」があります。
プロジェクト業務は目標を達成すれば、終了する活動です
ですので、「ルーチンか独自」「継続か有期」、この2点で全ての業務は「定常業務かプロジェクト業務に分類される」と理解しておけばOKです。
定常業務とプロジェクト業務の関係
結論は、「定常業務があるからプロジェクト業務がある」という切っても切れない関係です。
関係についてまとめると、
①会社や組織の活動の本流は、「定常業務」
②定常業務のニーズから、プロジェクト業務が始まる
③プロジェクト業務の資源は、定常業務から供給される
④定常業務マネージャーは、プロジェクトのステークホルダー
⑤プロジェクト業務が終了すると、成果物は定常業務へ移管される
ということが言えますね。
✓定常業務のニーズが「プロジェクト」
まずそもそも、会社や組織の本分は「売上をあげるための企業活動」です。
売上がなければ利益もありませんし、会社に利益がなければ働いている社員の給料にある原資もないので、企業活動が維持できません。
ごく自然な理屈です、だれでも理解できますね。
では、「プロジェクト業務はどこから生まれるのか」ということですが、それは「定常業務のニーズ」からです。
毎日、業務を継続していくながで「もっと売上を増やしたい・もっと効率よく生産したい・もっとロスを減らしたいなどのニーズ」がでてきます。
理想と現実のギャップが「課題」になるためです
ですが、定常業務部門は、毎日お金を生み出すための業務追われ続けています。
解決すべき課題についてはわかってはいますが、ルーチン化された業務をこなすなかで、なかなかそこまで手が回りません。
そこでそれらの課題解決を目的として、定常業務からは切り離された業務として「プロジェクトが発足」されます。
例えば、A製品の生産効率をもっと良くしたいというニーズでは、
①A製品の生産効率をよくするという目的でプロジェクト発足
②プロジェクトの目的を達成するための活動目標を決める
③プロマネの任命・チームを結成して活動を開始する
④立上げ～終結プロセスをスケジュールに従い実行する
⑤成果物が定常業務に受け入れられたら、チームは解散される
というのがプロジェクト業務の活動内容です。
ですので、プロジェクトは「定常業務のニーズ」によって発足され、成果物を定常業務に移管して終了するということになります。
✓プロジェクト業務の資源は、定常業務から供給される
チーム人員は技術や製造といった部門から招集されることが多いですし、予算についてもプロジェクトの依頼部門が負担することがほとんどです。
「人・もの・金」といったほとんどの資源が、定常業務から供給されます。
また、プロジェクトの成果物は最終的に定常業務に移管されますので、受け入れ可能どうかの判断のために「定常業務マネージャーが受け入れ承認者」として、プロジェクトの重要なステークホルダーになります。
「人員や予算を追加してほしい」などの資源追加の提案にも定常業務部門の承認が必要ですので、当然、部門マネージャーの承認がいりますね。
ということで、定常業務とプロジェクト業務の「定常業務があるからプロジェクトがある」「プロジェクトには定常業務部門の支援が必要」という関係がわかりますね。
まとめ 定常業務とプロジェクトの関係
ポイント
その①定常業務とは？
その②定常業務とプロジェクト業務の違い
その③定常業務とプロジェクト業務の関係
今回は、定常業務についてご紹介してきました。
特にすでに活動している会社や企業でのプロジェクトの場合には、成果物の受け入れ先となる定常業務部門との調整は「プロマネ必須の業務」です。
定常業務ステークホルダーの要求や期待に答えるよう、コミュニケーションを管理すると、プロジェクトはおどろくほどうまく進みます
だれでもプロジェクトメンバーなら、受け入れ先から「ありがとう」と言われるような成果を出したいですよね。
「定常業務のニーズがプロジェクト」ということを忘れないように、活動していきましょう。
それでは、今回は以上です。
「チームの生産性をあげる」というオススメの本をご紹介します。
プロジェクトの仕事は、チームでの活動です。
少しでもチームの課題を改善して、作業効率を上げたくて読んだ本です。
「何気なくやっている仕事の取組みを根本から変えるプロセス改善が必要」
というアウトプット最大化について書かれています。
内容が具体的なので、困っている状況にすぐ使えて効果抜群です。
プロマネやリーダであれば「読んでよかった」と思えること間違いありませんよ。