こんにちは、MARCUS(マーカス)です。
『スタッフの予定を把握するのが大変。イチイチ確認が面倒』『部下のスケジュールに無理がないか心配』『重複や漏れが多くて効率が悪い』
そんなスケジュール共有のお悩みにお答えます。
本記事の内容
その①スケジュール共有の必要性
その②スケジュールを共有するメリット
その③おすすめのスケジュール共有ツール
「ちょっと打合せしたいだけなのに、参加者の予定を1人づつ確認しなくちゃいけない。」「全員の都合を調整していると、予定が合わない。」
できるだけ早く予定をたてたいのに、確認に時間がかかって効率が悪い。もっと悪いのが、とにかく面倒で手間がかかってしょうがいない。
こんなことって、よくありますよね？
そこで今回は、『メンバーやスタッフ間でスケジュールを共有しておくと面倒な確認作業をしなくてすみますよ。』ってことをご紹介します。
この記事を書いているわたしは、PMP資格保持者で建設系プロジェクトマネージャーとして12年仕事をしており、常時5～10人程度のスタッフのスケジュール管理をしています。
それでは、スケジュール共有について記事を見ていきましょう。
目次
スケジュール共有の必要性
「時は金なり」。期限通りに商品を納品したり、決められた納期でタスクを完成させたり、『スケジュール管理』は仕事上の必須スキルです。
チームで仕事をする場合には、各人が協力しあいそれぞれの業務を連携しながら進めることで、期限通りに仕事を完成させます。
スタッフ1人だけが期限を守っても他のスタッフに遅れがあっては、残念ながらチーム全体の成果には繋がりません。
ポイント
そこで、重要になってくるのが『お互いにスケジュールを共有する』ことです。
お互いの予定を確認しあいながら仕事を進めることで、タスクの受け渡し（連携）や遅れている作業へのサポート（挽回）などをチーム内でスムーズかつ自然にできるようになります。
『お互いの予定を共有すること』は、個人の成果とともにチームとしての結果を残すことに繋がるということがポイントですね。
スケジュール共有の方法
では次に、スケジュールを共有したほうが良いということはわかって頂けたと思いますが、どのようにあなたはスケジュールを共有しているでしょうか？
・その日の朝礼でスタッフ全員の予定を確認しあっている
・事務所のホワイトボードにスタッフ全員の予定を掲示している
・会社共有のサーバー内で予定表をエクセルで作成している
スケジュールの変更が少ない人は、このようなアナログ・クローズな方法でも悪くないと思いますが、外回りをしているスタッフにとってはどうでしょうか？
外出や出張時に、急な予定が入った。
→会社に帰るまで、ホワイトボードを書き直せない
→社外からサーバーにアクセスするのが、面倒くさい
→上司には電話で伝えたけど、同僚には知らせていない
→だから、社内にスケジュールの変更が共有されない
「外出時に顧客から電話があって、翌日朝から訪問しなくちゃいけない」「急なトラブルでそのまま出張を延長することになった」
顧客とやり取りをしている営業や技術職にとって、こんなことは日常茶飯事です。
そんなときでも「ホワイトボードの予定表を書き直せ！社内サーバー内のエクセルを修正しろ！」では、誰もリアルタイムに予定を更新しなくなります。（現実的に無理ですw）
「予定では社内にいるはずのスタッフが、実際には席にいない」
「午前中に帰社予定のスタッフが、午後になっても会社に戻ってこない」
最新のスケジュールが常に共有されていないと、上司や同僚は古いスケジュールの情報を元にあなたの行動を予想します。
このような場面では、「いるはずの場所にいない」「いつ帰ってくるのかわからない」というスケジュール共有前を同じ状況に陥り、最悪の場合は「あいつはどこで何をやっているんだ！」ともなりかねません。
なにかと変化の早い今の時代では、アナログやクローズな方法では情報共有はうまく機能しないと言ってもよいのではないでしょうか
ただ闇雲にスタッフにスケジュールを共有させるのではなく、「いつでも・どこでも・簡単にアクセスできるツール」が必要不可欠になってくるということですね。
スケジュール共有できるオンラインツールが有効
これらの問題を解決してくれるのが「オンラインのスケジュール共有ツール」です。
これからツールを使うメリットやおすすめのグループウェアを紹介します。
オンラインでスケジュールを共有するメリット
スケジュールを個別に確認する手間がなくなる
スタッフ全員にスケジュールを共有するように指示していても、実際には守られていない場合が多いです。アナログな方法ではスケジュールの共有が面倒になり、アップデートされないまま放置されがちです。
スケジュールが共有されていない＝仕事の効率悪化
「急用があっても連絡がつかない。」「会議の日程調整のためにわざわざ電話して都合を確認しなければいけない」などスムーズに仕事が進みません。
その点、スケジュール共有ツールがあれば『スタッフ一人ひとりがどこで何をしているのか』を簡単にスクリーン上で確認することができます。
「いつ帰社するのか」「いつ予定が空いているのか」もひと目でわかりますので、顧客からの問い合わせにも帰社時間を伝えられますし、電話確認無しで会議の日程も決められますね。
スケジュールを周りに知らせることは、いちいちに都合を聞いて回る手間がなくなりますということにつながります。
どこでもいつでも簡単にスケジュールを更新できる
スケジュールを更新するためにわざわざ事務所に戻ってホワイトボードを書き直したり、外出先でノートパソコンを開いて会社サーバーにアクセスしたりするのは面倒くさいですね。
スケジュールの更新をしなくなるのは、この煩わしさが一番の原因です。
オンラインツールを使用すれば、スマホやタブレットからいつでもツールに接続することができます。ちょっとした移動時間や休憩時にサクッと簡単に予定を更新できます。
SNSやメールで関係者への通知を設定していれば、自動的にスケジュールの変更が周知されますので、さらに一石二鳥というわけです。
コミュニケーション・チームワークが良くなる
スケジュールやタスクを共有していると、上司や同僚とのコミュニケーションがスムーズに取れるようになり、チームワークがよくなります。
同僚がいま・どこで・なにをしているのかが把握できて、状況や仕事の負荷に応じて連絡するタイミングが図れます。
上司であれば、部下の負荷も適切に把握できるので、チーム内での業務調整によって公平感のある職場環境を作ることにも役立つでしょう。
スタッフ間の状況を共有すると「忙しそうだけど大丈夫？」と気にかけたり、互いにサポートしあうなどコミュニケーションが促進され、働く環境作りが改善されます。
おすすめのスケジュール共有ツール
では、実際にオンラインのスケジュール共有ツールについて紹介します。
まずは、共有ツールは『グループウェア』をオススメします。
「グループウェア」とは、メールやファイル共有、スケジュール管理、タスク管理をひとつのシステムに統合し、複数人での業務の効率化します。クラウドサーバー型であれば、インターネット環境さえあれば、どこからでも利用することができます。
例えば、外出先のスタッフに大容量ファイルや複数の電子データを共有したいときには、Eメールでデータを送信すると相手が受信するまで時間がかかりますし、データを開くにも通信料もかかります。
クラウド上でファイル共有すれば、スマホやタブレットでダウンロード不要でファイルを確認できますので、時短や通信量の節約になります。
最近のグループウェアは、スケジュール共有以外にもチームでの業務をサポートする機能が数多くありますので、業務効率を上げる手段としてとても有効です。ぜひ、うまく活用して役立ててください。
グループウェア：無料版と有料版
グループウェアには、大きく分けて『無料と有料のもの』があります。それぞれのメリット・デメリットは大きく以下のとおり。
無料グループウェア
①メリット
・無料で使える
②デメリット
・セキュリティがあまり堅強ではない
・アフターサービスがきめ細やくない
・機能制限がある（場合がある）
無料グループウェアのメリットは、なんと言っても『コストがかからないこと』です。
「社内に新しい仕組みが浸透するかどうか不安。」というようなときには、とりあえずのお試しとしてお得に使うことができます。
その反面、セキュリティや機能制限、アフターサービス（電話・メール問い合わせ）が無いなどのデメリットがあるので、IT部門などの情報管理部署がない企業では運用が難しいかもしれません。
有料グループウェア
①メリット
・利用人数や機能の制限がない
・カスタマイズが可能
・セキュリティ、アフターサービスが充実
②デメリット
・導入、運用コストがかかる
・機能が多く使いこなすには時間がかかるかも
有料グループウェアのメリットは「セキュリティやアフターサービスの充実とともに、制限のないハイエンドな機能」を備えているところです。
技術者向けのプロジェクト管理用途、人事総務などの管理業務向けなど用途に合わせて、幅広いラインナップの中から使用目的に合わせたツールを選択することが可能になります。
個人や中小企業から大企業まで、必ず希望にあったグループウェアが見つかるはずです。
おすすめのスケジュール共有グループウェア
それでは、今回はオススメの有料グループウェアを2つ紹介します。
えっ？！有料？と思うかもしれませんが、機能制限された無料グループウェアに自分の運用方法で帳尻合わせをしてストレスを感じるよりも、有料のもので自分の仕事にピッタリあうグループウェアを導入した方があとあと仕事の効率や社内での定着率がが大きく変わってきます。
1ヶ月の無料期間でお試しがデキるもの。日本企業の組織管理にぴったりマッチする日本製グループウェアに絞ってご紹介しますね。
1,600社を超える企業が使っている『Aipo（アイポ）』
■商品の概要
メンバーとのスケジュール共有、会議室や設備の予約、チャットのコミュニケーションなど「Aipo（アイポ）」は、情報共有でチームを一つにするグループウェアです。「Aipo（アイポ）」の最大の特長は必要な機能だけを選び、自由に組み合わせて使えることで、カレンダーやチャット・タイムカード・ワークフローといった機能ごとに料金が設定されています。最低3ユーザー・1つの機能から契約できます。
「グループウェアは初めてなので、シンプルなものを選びたい」「既存の業務用システムも活かしつつ、足りない部分だけをグループウェアで補いたい」……。そういった企業にうってつけのツールになります。
シンプルでわかりやすいUIにも定評があり、PCやスマホを日常的に使っている人なら、マニュアルを読まなくても使いこなすことができるでしょう。
機能ごとに料金が設定されていますので、「使わない機能は契約したくない。有料グループウェアでも出来るだけコストを抑えたい。」といった企業の希望に叶うグループウェアです。
APIが公開されていますので、企業独自に機能をカスタマイズすることも可能ですし、チャットでのカスタマーサービスもありますので、迅速なサポート体制は利用者にとって、大きな安心につながります。
シンプルでわかりやすい操作性、選択できる機能と料金、コストを抑えながら「脱エクセル」を目指す企業にとって、「Aipo（アイポ）」はきっと最善の選択肢になると思いますよ。
Aipoの無料体験はこちらからどうぞ↓↓↓
100万人以上が使うチームのタスク管理ツール『Back log』
■商品の概要
「Backlog」は、国内で10年前からサービスを提供しているタスク管理・プロジェクト管理ツールで利用者が100万人を超え、エンジニアの方以外にも事務やデザイナー・マーケター・営業など多様な職種で導入されているタスク管理ツールです。
複数のタスク管理・プロジェクト管理ツールを使ったことがある方を対象にしたアンケートによると、「Backlog」は約80%の方が「最も使いやすいと答えたタスク管理・プロジェクト管理ツール」と答えています。
タスク管理・プロジェクト管理ツールは海外サービスが多く、導入しても使いづらいと言う声も多いですが、Backlogは親しみやすい機能や操作感で「圧倒的に使いやすい」「組織に定着した」と評価の高いグループウェアです。
『back log』はエンジニアではない人にも使いやすいように設計されていますので「複雑すぎて使いづらい」という心配がいらない点は、うれしいポイントです。
「ツール導入したけど社内に定着しなかった」という声は、どこの企業でも起こり得る「あるある」ですからね
『Back log』は、特に「タスク管理・情報共有」に特化したツールです。全ての機能をチーム内で共有することで「誰がなにをしているのか？その進捗は？課題は？」と言った状態を見える化します。
チャット機能で気軽にコミュニケーションを取りあい、ファイル共有やWiki機能で最新情報を共有、カンバンボードやガントチャートで各スタッフの状況・進捗がひと目でわかります。
スケジュールの作成や共有はもちろん、『プロジェクトを成功させるためにタスク管理や状況の共有を円滑にしたい！』という企業にピッタリのグループウェア（ツール）になります。
Back logの1ヶ月無料体験はこちらからどうぞ↓↓↓
まとめ スケジュール共有すると定時で帰れます｜おすすめのグループウェアで仕事の効率アップ
本記事の内容
その①スケジュール共有の必要性
その②スケジュールを共有するメリット
その③おすすめのスケジュール共有ツール
今回は、スケジュールの共有についてご紹介しました。
以前はプロジェクト管理関連の海外版グループウェアが主流でしたが、最近では日本版も増え、企業の使い勝手にマッチした製品が増えてきました。
いきなり会社全体にグループウェアを展開することは、予算面や部署間の調整などの面でハードルが高いかもしれません。
ですが、もっと小さいな課やチーム単位であればコストも低く抑えられて、もっと早く・簡単にツールの導入にこぎつける可能性が出てくるでしょう。
今回ご紹介した「Aipo（アイポ）」や「Back log」であれば、必要な機能で料金を選択したり、利用人数を少なくしてコストをさらに低く抑えられます。
1ヶ月間は無料ですし、無料期間後に勝手に有料となることもありませんので、まずは使ってみて、その利便性や有効性を体感してみてください。
スケジュールを共有する効果やメリットに、きっと驚くと思いますよ。
それでは、今回は以上です。