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スケジュール感って知ってますか?【答え:失敗しないための鍵です】

2021年6月23日

こんにちは、MARCUS(マーカス)です。

「スケジュール感ってなに?どういうこと?」「なんでスケジュール感が必要なの?」

そんなあなたの悩みにお答えます。

本記事の内容

その①スケジュール感ってなに?
その②スケジュールとスケジュール感の違い
その③どうしてスケジュール感が必要なのか?
その④どうすればスケジュール感が身につくのか?

会社の上司や同僚に、こんなこと聞かれた経験ありますか?

「この仕事どのくらいで終わる?スケジュール感は?」
「そのスケジュール感だと、いつ頃終わる?」

「スケジュール感ってなに?」「スケジュールと何が違うの?」なんて、疑問に思った人もいるのではないでしょうか。

会社で使われる造語って、やっかいですよね。入社したばかり人にとっては、周りの人に意味を聞いたり、わかったフリをしなくちゃいけなかったり結構面倒な問題です。

今回は、そんな「スケジュール感」について、ご説明したいと思います。わたし自身も新人時代に意味がわからず困った経験がありますよ。

この記事を書いているわたしは、10年以上のプロジェクトマネージャーとしてスケジュール管理を経験しています。日常的に「スケジュール感」という言葉を使いながら仕事をしています。

その①スケジュール感ってなに?

まずは、結論からです。

スケジュール感というのは「おおまかなスケジュール」ということ

「スケジュール=日程」「感=感覚」を組み合わせた造語になります。

『日程感』とか『日程の感覚』というような言い方をすれば、もう少しわかりやすくなるでしょうか。

例えば、あなたが「東京から飛行機で北海道の札幌に旅行を計画する」とした場合ですが。

東京の自宅から羽田空港へ電車やタクシーで移動して、そこから北海道の新千歳空港へのフライトです。

初めて旅行しようと決めた時点では、「何時何分に家を出て、何時何分に札幌に着くか」ズバリな移動時間はまだわかりませんね。

移動時間を確定しようとしたら、まずは航空便を調べてチケットを予約。そのあとフライトの時間に合わせて、前後の移動時間を決めていくというのが一般的ではないでしょうか。

時間をかけて下調べや予約をしていくことで、少しづつ移動時間を決まっていきます

ですが、ここでちょっと考えてみてください。

過去に一度でも目的地に旅行をしたことがあれば、チケット予約前でもだいたいの移動時間が経験からわかりませんか

羽田から新千歳空港までのフライトは2時間くらいなので、家を出てから何時間後に到着できるかおおよその予想がつきますよね。

①自宅~羽田:タクシー30分
②羽田~新千歳:飛行機2時間
③新千歳~札幌:電車1時間

実際の移動時間に各乗り換えの待ち時間を適当に足せば、「だいたい4~5時間あれば家を出てから札幌に着くこと」が予想できます。

このだいたいの移動時間がわかるということが『スケジュール感がある』ということで、スケジュール感を持っているかないかで、旅行の計画を建てる時の手間や難易度が大きく変わってきます

移動が半日ですむのか、丸1日以上かかるのか。全くわからない状態だと「週末でいけるのか、それとも連休を待たなくていけないのか」旅行するタイミングを決めることさえ難しくなります。

このおおまかな日程感が、「スケジュール感」ということです

ズバリな時間や日時まではまだわからないけど、『だいたいのスケジュールはわかるという感覚』がスケジュール感だということを、まずは覚えておいてください。

▼スケジュール感が身についても予定通りに仕事を進められなければ、結局自分の評価を下げることになっちゃいます。この本を読んでいつも時間厳守の人になれば「こいつに任せれば大丈夫!」なんて社内ポジションも夢じゃありません!

その②スケジュールとスケジュール感の違い

くり返しになりますが、以下のとおり。

①スケジュールは、ズバリな日時や時間のこと
②スケジュール感は、だいたいの日程感のこと

上司や同僚からの似たような質問でも、『感』がついているかどうかで返事の仕方が変わってきますので、気をつけてくださいね。

「そのスケジュールだと、この仕事はいつ終わる?」
「○月○日に終わります。」「○○時には終わります。」

「そのスケジュール感だと、この仕事はいつ終わる?」
「だいたい○月中旬に終わます。」「○時くらいには終わります。」

ズバリな時間で返事か、もう少しラフな期限の返事ですむのか。
『感』があるかないかで相手の期待している情報に違いがあります。

逆に考えれば、「スケジュール感くらいしかまだわからないだろうなぁ」と上司が質問してきたときに、ズバリなスケジュールや日時を返事できれば「おっ!こいつ成長したな。」なんて褒められるかもしれませんね。

いずれにしても、「ズバリな情報かラフな情報か」「スケジュールとスケジュール感の違い」です。

その③どうしてスケジュール感が必要なのか?

わたしの経験では「仕事に失敗しないため」にスケジュール感が必要です。

依頼された仕事がどのくらいのスケジュールで完成できるのかをその場で判断できないと、頼まれた納期に間に合うかどうかがわかりませんからね。

例えば、上司から「2週間が期限」の仕事を指示されたとします。

この時、あなたがその仕事に対してスケジュール感を持っていれば、2週間という期限が妥当なのかが、すぐに判断できます

「3週間は必要」とわかっていれば、その場で上司に期限延長を交渉できますし、可能であれば何か理由を付けて断ることもできるかもしれません。

ですが、この時だいたいの『日程感』を持っていないと、最初から納期が厳しい仕事を引き受けてしまうことになりかねませんよね。

ムチャぶり仕事とわかっていても、期限通りに仕事を完了できなければ「あなたの失敗」と見なされれる可能性も出てきます。

スケジュール感があれば最初から納期が厳しいとわかる仕事を見分けられて、リスクのある仕事を事前に避けられるということです。

▼「時間を管理する」と言われれも「なにからすればよいの?!」。そんなあなたにはこの本がオススメですよ。タイムマネージメントのライフハックが「段取り」「コミュニケーション」「資料作成」などにインデックス分けされ紹介されています。ちょっとした考え方を変えるだけで、「仕事の質が良くなり時短につながる」ということを再認識させられた本です。時間管理に悩めるあなたに是非読んでいただきたいですね。

その④どうすればスケジュール感が身につくのか?

結論から言いますと、『経験』しかありません。

なぜなら、スケジュール感は経験に裏付けられた個人の感覚であって、誰かに教わって身につくものではないからです。

その分野の仕事で経験を積んで、この内容は3ヶ月あれば十分いけるとか、2.5ヶ月でギリギリ終わる。と言った感覚を身につける必要があります。

ある意味、職人的な技能に近いかもしれませんね。

「じゃあ、自分にはまだまだスケジュール感なんて持てそうもない?!」
そんなことありませんよ。

初心者の人でも参考にすることで、『スケジュール感を仮に持つ方法』がありますので紹介しておきます。

①過去の実績から必要なスケジュールを確認する
②経験者に聞いてみる

①過去の実績から必要なスケジュールを確認する

1つ目は、過去の仕事やプロジェクトの実績を確認して、過去の仕事内容と実際にかかったスケジュール(日数)を見比べる方法です。

似たような過去の実績を参考にすることで、1から自分でスケジュールを作るより時間の節約になります。

わたしの経験から言えば、同じ社内の実績であれば『高い再現性を持ったデータ』になりますので、初めて担当する仕事でもおおよそのスケジュール感を持つことができます

トラブルの記録などもいっしょに参考にできれば、自分の仕事へリスクを知ることも出来て一石二鳥ですよ。

②経験者に聞いてみる

2つ目は、経験者に聞いてみるです。

こちらについては、人の感覚を聞くことになりますので『本当の意味でのざっくりした感覚』をヒアリングすることができます。

仕事内容やボリュームから、半年かかるのか・1年かかるのかというような『経験者の感覚からくるおおよその日程感』です。

わたしの経験では、70~80%の精度のスケジュール感になりますので、全く見当がつかないという状況よりはよほどマシです

スケジュール感というものは、今日明日ですぐに身につくものではありませんが、過去の実績や経験者の情報をある程度参考にすることはできます。

これから日程感を見に付けていくために、『日々の仕事で○○日で終わったとか、こういうトラブルがあったから次は余裕時間を見込んだほうが良い』など実績の振り返りをするように心がけましょう。

そうすることで、あなたにも『スケジュール感』がだんだん身についていきます。

まとめ

本記事の内容

その①スケジュール感ってなに?
その②スケジュールとスケジュール感の違い
その③どうしてスケジュール感が必要なのか?
その④どうすればスケジュール感が身につくのか?

今回は、『スケジュール感』についてお話してきました。

仕事のデキる先輩たちが議論を交わしながら、その場でスケジュールを組み立てていく作業を見るとカッコいいなぁと思いますよね。

「自分にはまだまだ無理だぁ」なんて感じるかもしれません。

先輩たちがカッコよく議論できる秘密が『スケジュール感』です。

経験に裏付けされたスケジュール感を持っているからこそ、その場で議論もできるし、タスクのリスクに気がついたりもすることができます。

どれだけ早くリスクに気が付き、請け負った仕事を期限まで仕上げるのか

期限達成の鍵は、仕事を始める前の『スケジュール感』にかかっていると言ってもよいでしょうね。

それでは、今回は以上です。

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