現役プロマネが解説！コストマネジメント【PMBOK】

こんにちは、MARCUS(マーカス)です。

そんなあなたのお悩みにお答えます。

この記事は、建設系PM歴12年の私が書いていきます。

『コスト管理の基本をベースに予算通り仕事が終わる方法』『コストマネジメントの成功確率があがる手段』などについて、私の経験を元にご紹介します。

記事を読み終えれば、『コスト管理がなぜするのか、あなたが何をするべきなのか』がわかるようになりますよ。

①プロジェクトでのコストマネジメントとは？

コストマネージメントは『プロジェクトの成功に直結する管理要素』です。

まずは、コストマネジメントの基本からお話していきましょう。

プロジェクトのコストマネジメントについては、PMBOK（Project management board of Knowledge）で規定されています。

プロジェクト・コスト・マネジメントは、プロジェクトを承認済の予算内で完了するための計画、見積り、予算化、資金調達、財源確保、マネジメント、およびコントロールのプロセスからなる。

PMBOK第六版　P.231

プロジェクトでのコストマネジメントは『10ある知識エリアの1つとして定義され、立上げ～終結までの5つのプロセス』の構成です。

コストマネジメントと言っても、そのプロセス自体はシンプル。

プロジェクトが始まったら、必要となる人・材料などの種類や量（工数）を考え『各コスト（費用）』を見積ります。

その後、それぞれのコストを合計してプロジェクト全体にかかるコストを求めます。

これを『プロジェクトの予算を設定する』と言います。

『コストのコントロール』では、設定した予算内でのプロジェクトが完了するように状況を確認し、変更を管理します。

それでは、もう少しコストマネジメント手順を噛み砕いてみます。

例えば、カレーライスを作る場合で話してみましょう。

✓個別の見積り

肉や野菜の材料費、料理をするためのガス代や電気代など、必要となるコストの項目を漏れなくすべて書き出ます。

次に何人前の材料なのか、どのくらいの調理時間になるのかなどの『見積りの根拠を明確にしながら、各項目にかかるコスト』を算定します。

✓予算を設定

個別の見積りで求めた各コストを合計すると『カレーライスを作るのに必要なコスト』として予算化するわけです。

✓コストのコントロール

事前に決めたレシピ通りにカレーライスを調理していくことになりますが、状況によっては想定とは違った対処をする場面がでてきます。

コストが多くかかった（変更）ことをそのままにしておくと、当初決めたカレーライスの予算内では調理が終わらなくなってしまいます。

そこで材料を安いものにする、種類減らすなどプラスマイナスの帳尻が合うように、その他の部分でコストを下げるようにするわけです。

そのことを『コストをコントロールする』と言い、そうすることで予算内でカレーライスが完成させることができます。

✓コストマネージメントの重要性

プロジェクトマネジメントとは、決められた予算・納期内で品質目標を達成することです。

一見するととてもシンプルなコストマネジメントは一度予算を決めてしまえば、優先度を低く見られがちな知識エリアです。

ですが、プロジェクトが成功したと判断される重要な三大管理項目の一つであり、予算がオーバーした場合にはそのプロジェクトは失敗したと判断されます。

コストマネジメントは『プロジェクトの成功に直結し、さらにはあなたの評価の向上にもつながる』とても重要な管理項目であるこということがわかって頂けたでしょうか。

コストマネジメントのプロセス

大まかなコスト管理の流れはご説明しましたが、これからはPMBOKのコストマネジメントのプロセスについて具体的に見てみましょう。

コストマネージメントの計画

どのように予算を設定し、管理していくのか？という計画（方法や頻度など）を『コストマネジメント計画書』にまとめるプロセスです。

いつ誰が何をどのように『決める・確認する・報告する』といったことを事前に計画書として規定します。

計画書の具体的には、以下のような内容になります。

コストの見積り

各作業（アクティビティ）を完了するために必要な資源に対する妥当なコストを定量的に求めるプロセスです。

コストの見積りでは、その算出根拠を明確に記録しておくことが大切です。

計画が進むにつれ追加情報があったり、前提条件が確かめられるのに合わせてコストの見積りをレビューし、正確さを高めていくことになるためです。

概算金額を求めた時の根拠がわからないと、精度を高めようにも何を基準にレビューのしたら良いのかわからない状況になりかねません。

どういう条件を元に作業工数ｘ作業単価、その工数や単価を決めた理由などをエビデンスとして残しておきましょう。

『コスト見積りの根拠を残す』大切なことですので忘れないでください。

予算の設定

各コストを合計して、プロジェクトに必要な予算とするプロセスです。

ここで設定される予算が『コストベースライン』と呼ばれ、コストを監視コントロールするベースとなるプロジェクト予算の承認版になります。

コストのコントロール

決められた予算で計画を完了させるために、プロジェクトの状況を監視し、コストベースラインへの変更をマネジメントするプロセスです。

コストのコントロールは、コストマネジメント計画書で規定した頻度、方法でプロジェクト実行中は随時繰り返されます。

コストに関わる変更があった場合には、統合変更プロセスの所定の手続きを経て、コストベースラインが改訂されることになります。

✓将来のコストを予測

コストのコントロールは、現在まで計上したコストを元に将来のコストベースラインを予測する上で有益なプロセスになります。

もちろん、プロジェクトを予算内で完了できれば100点満点ですが、トラブルや追加要求などでコストが超過、なんてことは現実的によくあります。

何の前触れもなく急な追加予算申請で上司や顧客の印象を悪くするよりも、前もって情報を流しておくことでネガティブサプライズを避けられます。

100点満点は無理でも『コスト予測を元に先回りした行動をとること』でステークホルダーからも合格点くらいはもらえるんじゃないでしょうか。

②なぜコストマネジメントが必要なのか？

結論としては、全ての影響が最終的にコストに跳ね返ってくるからです。

例えばこんな感じです。

経験上、プロジェクト途中の変更でコストが減るということは非常に稀で、多くの場合がコスト増加に直結します。

どんなに根拠を決めてコストを作成し、多少のコンティジェンシーを用意していても、初期段階で作られる予算には不確実性が多いのが現実です。

計画が進行してくると概要が詳細化され、確定項目が増えてくるので不確実性がどんどん排除されていきます。

それにともなってかかるコストも正確になってきますので『事前に決めた予算でコントロールできるのか、追加の変更がないか』といった綿密なモニタリングがどうしても必要です。

概算が正確なコストへとどんどん精査されていくので、計画の進み具合に合わせて常にコストマネジメントが必要になってくる、ということですね。

③コスト管理成功への具体的な方法【経験談】

『じゃあどうすればコストマネジメントが失敗しないか？』についてですが、私の経験から以下が結論です。

では、一つづつ説明します。

1．タスクは漏れなくすべて書き出す

作業タスクに漏れがあっては、そもそもの見積する額が少なくなる（=予算不足）ためです。

どんなに細心の注意を払ってコスト管理しても、少なすぎる予算でプロジェクトを成功させるのはベテランでも至難の業です。

作業タスクの洗い出しでは『あるかないかまだわからないようなモノでも想定される全ての項目』を書き出しましょう。

会議費、出張費、接待費、イベント費などなど作業に直接関係なくても『計画中に想定されることはどんなこと』でも必ず書き出してください。

プロジェクトのアウトプットに関連しないようなタスクが抜けがちですので、全体を俯瞰してみて何が必要なのか検討してみてくださいね。

2．コスト（事前・将来）見積りはリスク想定を行う

タスク漏れにも関連しますが『コストの想定が甘い場合も予算を少なめに見積してしまう原因』になります。

ここでは特に『リスクの想定』について注意するようにお願いします

過去の事例や専門家の意見を参考に発生しそうなトラブルのリスクを想定して、対処するためのコストを予算として準備してください。

リスクによる影響・発生確率が小さく対応費用も少額であれば、積極的に対処せずコンティジェンシー費用で受容しても良いですが、もし発生確率が中程度以上の場合には影響が小さくても確実に予算化しましょう。

少額の対処費でも数が増えてくると、ボディーブローのように確実に予算を削ることになり予算不足を引き起こす要因になりかねません。

タスク漏れに近いアドバイスですが『リスクを甘く考えずに着実に対策を打っておくこと』も成功への近道です。

3．ステークホルダーと十分なコミュニケーションを取る

プロジェクト全体のために言えることですが、『ステークホルダーとは日頃から十分にコミュニケーションを取る』ように心がけてください。

ステークホルダーは、ネガティブサプライズを嫌います

品質が悪かった、スケジュールが遅れた、人員が足りなくなったなど、唐突に「でした」というような過去形のネガティブな報告にステークホルダーは驚き、あなたやプロジェクト状況に悪い印象を与えてしまいます。

悪い印象を持たれると、何がコストマネジメントにいけないのか？

それはズバリ、予算の追加をお願いしづらくなるということです。

どんなに入念にコスト監視をしていても、避けられぬ理由で予算が不足することがプロジェクトではあります。

そんな場合には、コストが増えてしまった理由やどのくらいの資源が追加でいるのかを説明し、追加予算をステークホルダーに承認してもらう必要が出てきます。

ステークホルダーに悪い印象を持たれていると、資源や予算の追加といったお願いがしづらくなりますし、承認を取り付けるのも労力のいる作業になってしまいます。

その対策としては、日頃からプロジェクトの状況を包み隠さず報告し、トラブルが発生した場合に予想されるリスクなどをステークホルダーと共有しておくことが大切です。

十分なコミュニケーションが取れると、もし本当に追加予算がいるというような状況に陥ってもネガティブサプライズを避けることができ、ステークホルダーとの協議を有利に進められます。

当初予算内でプロジェクトが完了できればそれに越したことはありません。ですが、どんなに頑張っていても予算不足となってしまう場合もあります。

そんなときに追加予算がスムーズに確保できるかどうかはプロマネに取って死活問題です。

ステークホルダーとの十分なコミュニケーションは、プロジェクト成功の可能性を高めるということがわかっていただけたと思います。

まとめ

今回は、コストマネジメントについてお話しました。

日常生活と同じように、仕事でも何をするにもお金がかかります。

プロジェクト成功のためには、お金の管理がもっとも難しいと断言できます。

今回は、私の経験をもとに成功への具体的なポイントもシェアしました。

参考にしていただけると幸いです。

それでは、今回は以上です。