こんなプロジェクト体制図を書いていませんか？【テンプレートや注意点を解説】

こんにちは、MARCUS(マーカス)です。

そんなあなたの悩みに、お答えます。

みなさんは、プロジェクト体制図をちゃんと確認しているでしょうか？

プロジェクトで長く仕事をしていると、「うまくいかない原因は、体制図にあった」なんてこともたまにあります。

今回は、プロジェクトの体制図についてその目的や、作成するときに注意した方がよいことなどをご紹介します。

読む終えれば、「プロジェクトの成功には体制図が重要だ」ということに気がついて、今までとは違った視点で見れるようになると思いますよ。

プロマネ歴12年でPMPのわたしが、書いていきます。

それでは、説明していきます。

プロジェクト体制図の目的と作成するタイミング

プロジェクト体制図を作る目的は

ということです。

なぜなら、「顔も知らなかった人たち」とはじめて会って、一緒に仕事をすることもめずらしくないからです。

会社であれば、社長の名前から載っている社内全体の組織図や、各部署毎に担当者レベルまで名前が載っている小組織図などがあると思います。

それによって、上司へのレポートラインや困った時に相談できる先輩や同僚も、組織図を見れば自然とわかるはずです。

事業計画に沿って明確に決められた目標達成のために、社内外各部署から集められたメンバーが「はじめて一緒に仕事をする」ことになります。

新たに結成された組織のために、「なぜチームが発足されたのか」「レポートラインはどこなのか」「各メンバーの役割は何なのか」ということを1から組み立てて決めていく作業をしなくてはなりません。

新しいチームのために、「秩序」を作ることが目的です。

ですので、プロジェクト体制図には「リーダーとメンバーなどの上下関係」「各メンバーに期待される役割」を明確にするという目的があります。

✓プロジェクト体制図はいつ、だれが作るのか？

結論だけ言いますと、「プロジェクトマネージャー」が「チームのキックオフミーティング前」に作ります。

プロジェクト体制図を作るまでの手順は、

という流れになります。

プロマネ自らが期待される品質、コスト、スケジュールの目標から必要になるスタッフの能力や人数を試算して、人材を獲得していきます。

そうすることで、チームの編成や体制の組み立てが可能になります。

ですが、短納期や案件掛け持ちなどの制約があることが多く、なかなか人材獲得の手順を踏む時間が取れないことがほとんどです。

主要なメンバーと、スコープやスケジュールなど詳細計画を進めていき、各部署と交渉して必要な人材の獲得をしていくことになります。

チームメンバーが全員揃った時点で再度、キックオフミーティングを開いて正規にプロジェクトが進められることになるでしょう。

体制図の目的や手順は明確ですが、「作成手順や時期」は計画により臨機応変に対応しているというのが現実だということです。

プロジェクト体制図作成で注意するポイント

プロジェクト体制図の悪いと、コミュニケーションが悪くなり、二度手間が増え、それによって、作業が期限に終わらなかったりします。

また、それとは逆に、体制図が良い場合には、メンバーのモチベーションを上げることができ、チームが最高のパフォーマンスを発揮したりします。

体制図作成時の注意点は以下の2点。

✓各グループ、メンバーの「役割」を、あいまいにしない

グループや個人の「責任、任務、タイトル」をはっきりと明確にします。

理由は、メンバーの役割をあいまいにして、隙間（ギャップ）を作ってしまうと、その隙間から「仕事の漏れ」ができてしまうからです。

例えば、こんな状況です。

各グループや個人の役割が不明確だと、タスクや仕事に漏れができます。

全く予想していなかった仕事の漏れが、突然トラブルとして現れ、スケジュールを大きく遅らせる原因となったりします。

ですので、体制図で役割を定義することは「プロジェクト成功のためには重要だ」と言うことを、覚えておきましょう。

✓リーダー、メンバーの階層で、「権限」を明記する

メンバー個人の権限レベルがその役割と釣り合っている時に、チームメンバーは「最高の働き」ができます。

業務を進めていく上で必要になる「意思決定、承認署名、トラブル対処判断、成果物受け入れ」などへの権利のことです。

権限レベルを適正にメンバーに与えると、

というような効果があります。

経験を積んできて、重要な仕事を少しづつ任されるようになると、やりがいを感じてモチベーションが上がります。

高いモチベーションが、チームのパフォーマンスを引き上げ、最高の働きを実現して、プロジェクト成功の確率を高めることにつながります。

ですので、「役割」と一緒に「権限」もプロジェクト体制図に記載することを忘れないでください。

プロジェクト体制図のテンプレートと悪い例

オススメのプロジェクト体制図です。

ポイントは、所属するグループや階層を明確することと、合わせて「何をするのか」「何をしてもよいのか」を記入することです。

体制図の良し悪しでプロジェクトはうまくいかないことをお話しましたが、具体的に悪い例を何点がご紹介します。

プロジェクト体制図で代表的な悪い例は、

ということです。

✓プロマネなどの最高責任者が2名以上いる

多いパターンとしては、1つのプロジェクトで2グループが同時並行して作業をする場合に、各グループのプロマネを横並びにしてしまうことです。

経験や実績が同等のプロマネを2人入れるような場合でも、「必ず上下関係は明確にしておくこと」が「絶対条件」です。

「情報を最高責任者に集約する」「最終承認者は1人にする」ということは、プロジェクトチーム内での一貫性を保つためには重要です。

こちらとあちらの責任者で違うことを言っている、なんていうプロジェクトはうまくいきません。

✓横並びのグループ間が、線でつながっている

メンバーが他のグループとコミュニケーションをするときには「リーダーを必ず通す」、もしくは「必ずCCで情報共有すること」をオススメします。

そうしないと、意思決定者が知らないところで間違った方向にメンバー同士で仕事を進めてしまう、ということがよく起こります。

体制図でグループ間が線でつながっていたりすると、メンバーに間違ったメッセージを送ることになります。

各グループ間をつなぐような線は、記入しないようにしましょう。

✓チームやグループ名称で役割分担がわからない

体制図では、わかりずらい表現はなるべく避けるようにします。

これは体制図だけに限ったことでは有りませんが、パッと見ただけで「自分は何をするグループにいるのか」ということがわかるようにしましょう。

資料を確認するたびに背景にある「大方針を繰り返し見る」ことで、自分のしている業務の方向性を見失わずにすみます。

ちょっとしたことですが、プロジェクトの意義や方向性が理解できているかどうかで、トラブル対処策検討の時などに大きな違いが出てきます。

難しい単語はいりませんので、わかりやすい資料作りを心がけましょう。

まとめ　こんなプロジェクト体制図を書いていませんか？

今回は、プロジェクト体制図についてご紹介しました。

チームを組織するのに1番最初に取り掛かる仕事が、「体制図作り」です。

体制図の良し悪しで、プロジェクトの成功確率が大きく左右されると言っても過言ではないでしょう。

優秀な人材を集めても、チーム編成が悪いと「宝の持ち腐れ」なんてことになりかねません。

「目的達成を目指して、運営共同体となる組織を作る」

プロマネには、そんな心構えがあっても良いと思いますよ。

みなさんはどう思いますか？

▼参考までに、わたしがオススメの「組織論の学習本」を何冊かご紹介します。

エンジニアであるプロマネが、日常の業務のなかで「人事的なものの見方や考え方」を習得することはなかなか難しいです。

本を読むことでプロの知見を知ることが出来れば、損はしない自己投資だと思います。

チーム運営に悩んでいる方は、ぜひ一読してみてください。

それでは、今回は以上です。