PMBOK PROJECT MANAGEMENT

【PMBOK】プロジェクト実行プロセス群で大切な2つのこと【やっぱりこれです】

2020年10月11日

こんにちは、MARCUS(マーカス)です。

これからプロジェクトを実行するプロマネ
『プロジェクトの計画も無事に終わり、これからやっと実行』
『でも、いざ実行となると炎上しないか不安で緊張する』
『実行中は、どんなことに注意するべきなんだろう??』

そんな悩みに、答えます。

本記事の内容

その① プロジェクト実行プロセス群と知識エリア
その② 人的資源マネージメントで、パフォーマンス・アップ
その③ チームのモチベーションアップに重要な2つのこと

プロジェクトの計画もやっと終わり、これからいざ実行です。

どんなに計画書をしっかり作ったつもりでも、実行前は緊張します。
特に初心者の人であれば、炎上したらどうしようと不安になるでしょう。

そこで今回は、実行プロセス群の知識エリアのなかで、プロジェクトの成功確率を上げるために、1番重要なプロセスと注意すべきことについて紹介します。

読み終えれば、プロジェクト実行中の「プロマネの本当の仕事」がわかると思いますよ。

これは仕事だけじゃなくて、グループやチームを取りまとめるような立場になった時に、プライベートの場面でも使えますので参考にしてください。

PMPでプロマネ歴10年以上のわたしが、書いていきます

それでは、説明します。

プロジェクト実行プロセス群と知識エリア

まずは、PMBOK手法で説明しているプロジェクト実行プロセス群で管理する知識エリアについて見てみましょう。

実行プロセス群での知識エリアは、

統合マネジメント
①プロジェクト作業の指揮・マネジメント
②プロジェクト知識のマネジメント

です。

そして、それぞれのアウトプットの利点としては、

①プロジェクト作業の指揮・マネジメント
 プロジェクト作業、成果物を全体的にマネージメントし、プロジェクトの成功の確率を高める

②プロジェクト知識のマネジメント
 プロジェクトの成果を出すために、組織の既存知識が使用されること。
 そして、プロジェクトで新たに創造された知識を、組織の運営や将来のプロジェクトに利用できること

ということになります。

現在発行されているPMBOK第六版より、実行プロセス群の知識エリアは『統合マネジメント』のみに集約されてしまいました。

しかし、実際にはいくつかの知識エリアを「①プロジェクト作業の指揮・マネジメント」でいっしょに実行していくことになります。

その知識エリアは、

①品質マネージメント(品質保証)
②人的資源マネージメント(チーム編成・育成・マネジメント)
③コミュニケーション・マネージメント
④リスク・マネージメント(リスク対応策の実行)
⑤調達マネージメント(調達実行)
⑥ステークホルダー・エンゲージメント

になります。

実行プロセス群の目的とは、プロジェクトの目標を達成するために必要な作業が計画にそって、実行されることです。

それでは、作業が予定通りに実行されるためには何に注意すべきか?
プロマネはどんなことを優先して、マネージメントするべきか?

そんな疑問について、わたしの経験を元にご説明します。

人的資源マネージメントで、パフォーマンス・アップ

結論から言いますと、1番重要なのは「人的資源マネージメント」の知識エリアで、特にチーム育成、チームのマネージメントが大切です。

なぜなら、プロジェクトの作業を実行するのは、「チームメンバー」だからです。

特に重視したい作業の「チーム育成」と「チームのマネージメント」とは、

・チーム育成
パフォーマンスを高めるために、専門性、メンバー間の交流、チーム環境全体の改善をするプロセス

・チームのマネージメント
プロジェクトのパフォーマンスを最適化するために、メンバーの仕事状況を追跡し、フィードバックを提供し、課題を解決するプロセス

です。

プロジェクトが実行段階になると、チーム内の担当メンバーが、それぞれの作業を進めていくことになります。

プロマネ自らが行う作業は、せいぜい「統合プロセスでの全体調整や実行承認」、「ステークホルダーとの交渉」くらいです。

全体調整や外部との交渉に関しても、メンバーからの状況報告や資料がないと進められず、結局はメンバーのパフォーマンスに頼る形になります。

つまり、チームメンバーのパフォーマンスが、プロジェクトの目的達成に大きく影響するということです。

ですので、実行プロセスではチームメンバーのパフォーマンスを最大限高めることが、プロマネにとって重要なタスクとなります。

では、実際にどのようにチームのパフォーマンスを高めればよいのか?

次にそのことについて、見ていきましょう。

チームのモチベーションアップに重要な2つのこと

チームの高いパフォーマンスを維持するためには、メンバーの「モチベーション(士気)を高く保つ」ことが、もっとも効果的です。

モチベが低いスタッフが仕事をしていても、当然うまくいきません。

ようは、「やる気・やりがい」を持って仕事をしてもらえるようにすることが、プロマネには求められます。

では、プロマネは具体的に何をすれば良いでしょうか?

ポイント

その① 『目標』より『目的』をチームメンバーに共有する
その② チームメンバーの話を聴く!聴く!聴く!

その① 『目標』より『目的』をチームメンバーに共有しよう

メンバーの高いやる気を保つために、プロジェクトがどのように社会や組織に貢献するのか、その『意義』や『目的』を言葉で共有します。

なぜなら、そこに「やりがい」を見つけることができるからです。
明確な目的によって得られたやりがいは、「やる気」を奮い起こします。

例えば、こんな状況はどうでしょうか?

あなたは上司に「単純なデータ入力」を指示されました。
何のデータかもよくわからないし、ただ機械的にデータを入力をするだけなので、あなたは何のやりがいもやる気も感じませんでした。しかしある時、あなたがやる気なく入力しているデータは、会社全体の売上業績の元となるデータであることを知りました。あなたの入力したデータを元に、売上予想がたてられ、関連部門のスタッフたちが日々目標達成のために、仕事をするようになります。

ただのデータ入力でも、その目的や意義がわかればやる気が出ますよね。

ですので、数値目標だけを追いかけるのではなく、その背後にあるプロジェクトの目的や意義を語ることで、チームのモチベーションを高く保てます。

その② チームメンバーの話を聴く!聴く!聴く!

プロマネやリーダーは、メンバーの話しを熱心に聴かなければなりません。
なぜなら、メンバーの話しを熱心に聞くと、メリットがあるからです。

メリット① メンバーの参画意識やモチベーションが上がる
メリット② トラブルの芽に早く気が付き、事前に対処できる
メリット③ 自由な発言の雰囲気が出来て、チームの雰囲気がよくなる

いつも上機嫌で、話しかけやすい上司の職場って雰囲気が良いですよね。

上司に自分の意見を聞いてもらえれば、認められていると感じることができて「承認欲求」も満たされ、モチベーションが上がります。

また、活発な意見交換のある環境では、悪いニュースのエスカレーションも早く、トラブルのリスクにも気が付きます。

そんなに話しを聞く時間とれないよ、って反論がありそうですが、そんなことはありません。

外出や出張のタクシーの中や移動中など、ちょっとした時間でも話しを聞くことは出来ます。

そういった時間の方が、話しをするには狙い目です。
事務所では話しづらいようなことも、2人なら聞けるようになります。

そんなに難しいことではないので、チームメンバーの話しを熱心に聞きましょう。
そうすることで、チームの士気を高めることが出来ます。

まとめ:プロジェクト実行プロセス群で大切な2つのこと

ポイント

その① プロジェクト実行プロセス群と知識エリア
その② 人的資源マネージメントで、パフォーマンス・アップ
その③ チームのモチベーションアップに重要な2つのこと

今回は、プロジェクトの実行で大切なことをご紹介しました。

優秀なプロマネはプロジェクトを成功させるために、外部内部とのコミュニケーションに業務時間の80~90%をあてるというのは、有名な話しです。

それくらい、プロマネにとってコミュニケーションは重要な仕事です。

忙しいとは思いますが、チームメンバーへの声掛けを忘れずにいつも上機嫌なリーダーであることを忘れずにいましょう。

それでは、今回は以上です。

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