PMBOK PROJECT MANAGEMENT

【PMBOK】作業パフォーマンスとは?データ集めは手っ取り早く

こんにちは、MARCUS(マーカス)です。

「作業パフォーマンス・データって何?」「作業パフォーマンス・情報や報告書との違いは?」「なんか難しい話なの?」

そんなPMBOK初心者のあなたの悩みに、お答えます。

本記事の内容

その①「作業パフォーマンス・データ、情報、報告書」の違い
その②「作業パフォーマンス・~」は難しい話ではない
その③「作業パフォーマンス収集」はなるべく手っ取り早く!

プロジェクト・コントロールには、何よりも正確に現状把握することが重要ですよね。

そのキーポイントとなるのが、「作業パフォーマンスの収集」です。

PMBOKでは、「作業パフォーマンス・●●●●」をいう言葉がいくつかでてきますので、その違いや目的に悩む人もいると思います。

そこで今回は、「PMBOKの作業パフォーマンス」について説明します。

読み終えれば、手っ取り早く正確なデータ収集が出来るようになると思いますよ。

それでは、プロマネ歴12年でPMPのわたしが書いていきます。

その①「作業パフォーマンス・データ、情報、報告書」の違い

ではまず、それぞれの用語のまとめは、以下の通り。

用語作業パフォーマンス・データ
誰がすべての作業スタッフ
プロセス実行プロセス「プロジェクト作業の指揮・マネジメント」
目的現状進捗の報告
内容・各スタッフが作業を実行した結果の生データ
・一つのプロセスでも作業スタッフの数だけレポートされる
用語作業パフォーマンス・情報
誰が各プロセスのリーダーや責任者
プロセス監視・コントロール「各プロセスのコントロール」
目的各プロセス毎に進捗まとめ、計画との差(乖離)の報告
内容・作業パフォーマンス・データ(生データ)をまとめたもの
・スケジュール表や品質管理表上で進捗や合否も考慮
・プロセスで一つの情報にまとめられることが多い
用語作業パフォーマンス・報告書
誰がプロジェクトマネージャー
プロセスプロジェクト作業の監視・コントロール
目的内部・外部報告用公式資料
内容 ・作業パフォーマンス・情報をさらにまとめたもの
 ・外部やステークホルダー向けの会議や定期報告用
 ・プロジェクト全体の報告(傾向、問題点、予測)

それでは、それぞれ一つづつ見ていきましょう。

作業パフォーマンス・データ

各実行プロセスで作業をしているスタッフからの「生データ」です。

作業状況、スケジュール進捗や品質テスト結果などで、内容は以下の通り。

・作業スタッフが日報や週報などで実績を定期報告する
・スケジューラーに報告された各プロセスの作業進捗
・品質検査担当者が、検査進捗と結果を報告する

各知識エリアの実行プロセスからの「実績生データ」のことです。
作業スタッフの人員数だけの報告があることになります。

作業パフォーマンス・情報

「生データ」が、リーダーや責任者によってまとめられた結果です。

・プロセスリーダーが各作業の実績工数を工程進捗表にまとめる
・スケジューラーが各作業の進捗をスケジュール表にまとめる
・検査責任者が、各品質検査結果を全体品質記録表にまとめる

まとめ資料ですので、プロジェクトマネジメント計画書に記載された計画値との差や、その原因分析などと言った情報も加えられます。

「監視・コントロール」プロセスで作成され、作業パフォーマンス・情報は、プロセスリーダーの数だけ報告があります。

作業パフォーマンス・報告書

プロジェクトマネージャーが「作業パフォーマンス・情報」をさらにまとめあげた資料で、外部報告や会議、記録用に作られる報告書です。

・外部顧客へ件名の進捗レポートとして提出する
・ステークホルダーとの定期会議資料としてまとめる
・プロジェクトの教訓として、進捗記録をまとめる

外部用報告書ですので単純なまとめ資料ではなく「プロマネ視点でのプロジェクト全体に対する考察」が加えられます。

状況報告、問題点の洗い出しや原因分析、対策などを加味し、将来のリスクに対する対応策などがまとめられます。

ステークホルダーは「作業パフォーマンス・報告書」で件名の状況を理解しますので「関係者の期待値をコントロールする視点」が重要な資料です。

また合わせて、作業パフォーマンス・報告書はプロジェクトチーム内部にもフィードバックされ、各プロセスの作業進捗の目安にもなります

ですので、プロジェクトマネージャーが内部・外部に対して、現状と今後の対応について方針を示す公式資料ということが言えます。

その②「作業パフォーマンス・~」は難しい話ではない

作業パフォーマンスの流れは、なにも難しくありません。

わたし達がプロジェクト業務をするにあたっては「ごく普通にしているレポート作業だ」ということがわかったと思います。

PMBOKでの用語は、建築やITなどどの分野でも使えるようにややこしい言葉で汎用性を持たされることが多いですが、目的を知れば難しくありません。

わたしのいる建築業界では、ステークホルダーとの会議は月次なることがほとんどですので定期報告をまとめると以下の通り。

・作業パフォーマンス・データ:作業スタッフからの日報
・作業パフォーマンス・情報:リーダーのまとめる週報
・作業パフォーマンス・報告書:プロマネのまとめる月報

ですので、「自分に寄せて」考えてみれば「作業パフォーマンスの流れ」は難しい話ではないということがわかりますね。

その③「作業パフォーマンス収集」はなるべく手っ取り早く!

とはいえ、日々作業進めるスタッフやリーダにとって、業務とは別に毎日、毎週のレポートをまとめる作業は、なかなか大変です。

そこで、プロマネは以下に気を配ることをオススメします。

①報告する頻度を適正にする(毎日か3日毎など)
②フォーマットを事前に用意する(数値を書き換えるだけ)

経験上、レポート作業が大変だと長丁場のプロジェクトでは、スタッフからの報告精度がだんだん悪くなります。

「データ⇒情報⇒報告書の流れ」からもわかるように、最初の作業パフォーマンス・データの精度がわるいと「その下流にある情報や報告書はさらに精度の悪い」ものとなります。

進捗報告や外部との会議頻度などは「プロジェクト・コミュニケーション・マネジメント計画」で決定するべき内容ですが、おろそかになりがちです。

事前に「無理のない報告頻度を決めて、スタッフの了承を取っておく」「数値入力だけで済むようなデータ報告用のフォーマットを整備しておく」といったことが、収集データの精度アップには有効です。

ですので、精度のあるデータ収集を継続するためには「なるべく手っ取り早くデータ収集できる仕組み」が重要だということです。

まとめ 作業パフォーマンスとは?データ集めは手っ取り早く

本記事の内容

その①「作業パフォーマンス・データ、情報、報告書」の違い
その②「作業パフォーマンス・~」は難しい話ではない
その③「作業パフォーマンス収集」はなるべく手っ取り早く!

今回は、PMBOKの作業パフォーマンスについてご紹介しました。

「正しいデータを持っている人間が一番強い!」

プロマネを始めたばかりのときに、先輩からよく言われた言葉です。

どんなに優秀なプロマネでも、現場からの正しいデータがタイムリーに手に入らなくては、分析も対策検討も何も始まりません。

ですので、正しいデータ報告を継続してもらうためにも、プロマネはその仕組をなるべく簡素化する努力をすることが大切だということです。

「手っ取り早く」がキーワードになると思いますよ。

それでは、今回は以上です。

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