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組織図とは?これが組織図を作る本当の理由です。

こんにちは、MARCUS(マーカス)です。

「組織図ってなに?」「作るメリットってなにかあるの?」「組織図の見方・作り方がわからない」

そんなあなたの悩みに、お答えます。

本記事の内容

その①組織図とは?ホントの意味とは?
その②組織図を作る3つのメリット
その③組織図の作り方がわかれば、見方がかわる!

大小を問わず企業や団体で働くようになると、必ず目にする「組織図」。
社会人であれば、組織図を正しく理解できることが必須です。

あなたは、組織図の意味や見方が正しくわかっているでしょうか?

今回は、そんな組織図の意味やそのメリット、書き方などを紹介します。
読みえれば、「組織図の正しい見方がわかるようになる」と思いますよ。

国内、海外の企業でプロジェクトマネージャーの経験のあるのわたしが書いていきます。

組織図とは?ホントの意味とは?

組織図とは、企業や団体の組織構造を一目でわかるようにした図です。

一般的に、社長やオーナーを頂点にした「ピラミッド状の階層図」で書かれることが多く、下層に行くほどより細分化されます。

組織図の種類としては「事業部制」「機能別」「マトリックス型」などがありますが、大企業になれば、いくつかの組織図を併用することで企業全体の構造を表すようになります。

例えば、複数の事業を行っている大企業では、まず各事業を「事業部別」「部門別」に組織図で表します

経営部門を頂点に「家電事業部・住宅事業部・自動車事業部」といった具合に、すべての事業を網羅するようにピラミット状の階層図にまとめます。

家電事業部内に「エアコン部門・テレビ部門」といった商品部門があれば、さらに細分化し各事業部の下層に書き並べるでしょう。

そうすることで、企業全体の事業(組織)構造が一目でわかるようになりますが、それでもまだ、わたし達が見慣れた「人」を中心とした組織図というわけではありませんね。

✓各事業部や部門では、独自の「機能別」組織図を持つ

そこで、各事業部や部門別といった単位で「機能別組織図」を作ります。

営業・開発・製造・総務といった「事業を運営するために必要な特定の機能を持つ部署や課」によって構成される組織図です。

機能別組織図には「単一の事業に必要なそれぞれの部門の役割や関係をシンプルに可視化できる」というメリットがあります。

機能別組織図では、部門長・部長・課長と言った各責任者が明確に規定され、それぞれに課・係といった部署まで細分化されることになります。

やっとわたし達が見慣れた「人」が見える組織図になってきました

一般社員や新人社会人にとっては、自分の立ち位置や日常業務のレポートライン、関連部署とのつながりが見えるようになります。

このように組織図は、組織の規模や複雑さに合わせて「複数の組織図を組み合わせて組織構造を一目でわかるようにする」が多くなるということです。

日本と海外での組織の捉え方の違い

「日本と海外での組織の捉え方の違い」をわたしの経験からお話します。

結論は「組織のヒエラルキーは、海外の方が圧倒的に強い」です。

日本の組織というと、パワハラ上司・事なかれ上司などギスギスした人間関係で、ストレスを感じるスタッフが多いように感じます。

はてな

海外企業での組織は、どうだと思いますか?

一見、ファーストネームで呼び合い、上司と部下がフレンドリーに仕事をしているように見えると思いますが「社内ポジションでのヒエラルキーは、日本よりも圧倒的に強い」です。

雇用待遇面でも、各手当の増額、専用駐車場の貸与など、課長、部長と昇進すればするほど、「一般社員との格差は日本よりも大きく」なります。

✓決して上司と部下が仲が悪い、ということではない

むしろ、日本よりも「上司と部下の関係は良好」です。

海外では、管理職も含め職務内容は「職務規定書で明確に規定されいる」ので、良い意味でドライで各個人に干渉することがありません。

例えば、スタッフは職務規定書によって規定された専門職としてされ、求められる仕事の内容・成果が明確です。

スタッフは「プロフェッショナル」として仕事をします

規定された仕事以上のことはしなくて良いという反面、求められた成果が期限までに達成出来ない場合には、昇進どころか会社に残れるかどうかも危ういという状況にさらされます。

管理職となる上司は、スタッフの結果だけをフォローアップしますので、日本のように期限の遅れを叱ることもなければ、仕事の途中経過を見て仕事の内容について、イチイチ細かい指摘をすることもありません。

「結果の良し悪しを見て、スタッフがキチンと会社との契約通りの成果を出しているかというところだけを見る」ということです。

ですので、管理職を含め「出来る人間」が残るシステムが確立され、おのずとプロ意識を持った人間同士での組織となり、上司・部下を含めた社内での人間関係は良好となっているというわけです。

✓スタッフは昇進するために、一生懸命に働く

プロ意識を持ったスタッフ達は、高待遇で働く上司を見て、昇進するために成果を出そうと一生懸命に働きます。

日本のように社内政治だけで昇進したような、ダメ上司が作られることはありません。

組織の責任者となる上司は「それ相応の責任とともに高待遇を受けること」で、スタッフ達にキャリアへのモチベーションを与えます。

こういった仕組みにより、必然的に組織のヒエラルキーは強くなります

海外で仕事をしていると、上司の決定に部下が意見するような光景を見たことをないのも、それを物語っていると言えます。

義理人情的な感情評価が残る「日本式組織」と成果のみを評価基準とする「海外式組織」、どちらも一長一短があると思いますが、あなたはどちらの組織が好みでしょうか?

組織図を作る3つのメリット

組織図を作成するメリットは以下の通りです。

ポイント

①視覚的に組織の構造がわかる
②指揮命令・コミュニケーション系統が明確になる
③組織戦略の検証に役に立つ

①視覚的に組織の構造がわかる

経営者からスタッフまで、ピラミッド状の階層図で表されているためです。

「うちの会社では、末端の平スタッフなんて組織図に書かれてないよ」なんて言う人がいるかもしれませんが、それはダメな組織図です。

部門別の機能や役割を明確にする「機能別組織図」では、末端のスタッフまで名前を書いて、各部署の人数まで把握しておくべきです。

経営者目線では、会社の人的資源の配分を常に把握できますし、社員にとっては自分の立ち位置が明確になるので、役割や責任に迷わなくてすみます。

ですので、「視覚的に一目で組織の全体が見渡せる」というのが組織図に求められる最低条件ということですね。

②指揮命令・コミュニケーション系統が明確になる

組織図では、上層に職位の高い責任者が書かれるためです。

具体的には、一番えらいオーナーや社長はピラミッドの最上段になりますし、その下段には各事業部の責任者が書かれるといった具合です。

トップダウンの指示の場合には、事業部、部門の上下関係に沿って上層部から情報が降りてきますし、ボトムアップの場合にはその逆になります。

決して、他部署の責任者から指示が来るようなことはないので「コミュニケーション系統も明確」になります。

③組織戦略の検証に役に立つ

組織の構造全体が見渡せるようになると、コスト削減や限られた資源を有効に活用出来るようになります。

社内に重複したことをしている部署や類似事業をしている部門を見つけることができれば「構造を最適化することによりコストを削減」できます。

また、新規事業を検討しているときには「有効活用できる技術や人材を既存の事業のなかから探すこと」にも役にたちます。

ですので、組織図を常に最新に更新し常に組織全体を把握することは、「経営者にとって戦略を検討するために必須のツール」ということが言えます。

組織図の作り方がわかれば、見方がかわる!

組織図の作り方は、以下の手順で進めればOKです。

ポイント

①事業運営のため、必要な機能の洗い出し
②各機能部門に必要な部署体制、人員数の検討
③各部署の役割、職位での権限の設定

①事業運営のため、必要な機能の洗い出し

企業の事業活動になくてならない機能を書き出して、組織図のピラミッドを構成する各小組織を検討します。

ピラミッドの頂点を社長や経営役員をして、その下に総務や経理、開発・製造や技術など「必要な機能から部門を列挙」していきます。

各部門のまとまりは、会社の規模で決めていけばよいでしょう

技術部門の中にIT管理部署の機能も持たせるのか、どれともIT管理は部門として独立させるのか。

部門が担うであろう機能の負荷や、それによって専属の責任者が必要になるのかなど、IT管理機能の社内での重要性で決めれば問題ありません。

②各機能部門に必要な部署体制、人員数の検討

総務部門であれば「人事と庶務」、経理であれば「会計と財務」などと言った具合に、部門運営に必要な部署を検討していきます。

それぞれの部署に必要になる人員数も、この段階で計算しましょう。

③各部署の役割、職位での権限の設定

重複した業務を避けるために、部門や部署での役割を明確にします。

また、事業運営をタイムリーかつスムーズに行うため「それぞれの責任者の権限も予め規定していくこと」が重要です。

いくら以上の予算承認は社長、それ以下は部門長など同一の決定事項に関する権限ということも、忘れずに規定するようにしてください。

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組織図の作成は、プロジェクト体制の考え方と似ています。
こちらの関連記事がありますので、もう少し知りたい方はどうぞ。
こんなプロジェクト体制図を書いていませんか?【注意点を解説】

まとめ 組織図とは?これが組織図を作る本当の理由です。

本記事の内容

その①組織図とは?ホントの意味とは?
その②組織図を作る3つのメリット
その③組織図の作り方がわかれば、見方がかわる!

今回は、組織図の意味とそのメリットを中心にご紹介しました。

あなたにとっては、立ち位置やレポートラインを確認する程度の資料かもしれません。

ですが、経営者にとっては組織のムダを探し最適化するツールにもなれば、新規戦略検討などのツールにもなるという重要なものです。

自分の会社の組織図と同じ業界のトップランナー企業のものを比較すると、勝ち組の方式、理由が見えてくるかもしれませんね。

それでは、今回は以上です。

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