PMBOK PROJECT MANAGEMENT

PMBOKのツールと技法を学習しよう【覚え方も解説】

2020年11月1日

こんにちは、MARCUS(マーカス)です。

『PMBOKのITTOとか、ツールや技法のことがよくわからない』
『丸暗記するにも量が多すぎて、できそうもない』

そんなあなたの悩みに、お答えします。

本記事の内容

その① PMBOKのインプット・ツールと技法・アウトプットについて
その② 「ツールと技法」はグループ分けで覚える
その③ 「ツールと技法」の効率的な覚え方

「ITTO」はPMBOK学習を始めると、プロセスの説明より先に出てくる概念でプロジェクトマネージメントの体系的な管理手法を習得するためには、必ず覚えなくてはならない項目です。

PMP試験でも毎回一定数の問題がITTO手法から出題されますので、点を稼ぐためにも重要なトピックになってきます。

今回は、PMBOKの「ITTO手法」と「その効率的な覚え方」についてご紹介します。

読み終えれば、PMP試験学習が効率的に進むと思いますし、受験予定がない人にもPMBOKの理解がより進んで、実務に活かせるスキルが身につくと思いますよ。

プロマネ歴12年で、PMP試験に一発合格したわたしが、書いていきます

PMBOKのインプット・ツールと技法・アウトプットについて

結論から言いますと、インプット・ツールと技法・アウトプットは、「プロジェクトマネージメント・プロセス」のことです。

ITTO手法が「プロジェクト作業そのもの」になります。

インプット・ツールと技法・アウトプットは「ITTO」と略されます。
①インプット :Input
②ツールと技法:Tools and Techniques
③アウトプット:Output

PMBOKで説明されるプロジェクトマネージメントプロセスとは、適切なプロジェクトマネージメントの「ツールと技法」を使用して、「インプット」と呼ばれる1つ以上の情報や他のプロセスからの成果物から、「アウトプット」と呼ばれる成果物や成果を作り出すことです。

各プロセスで作られた「アウトプット」が、他のプロセスの「インプット」になったり、そのままプロジェクトの成果物となったりします。

このプロジェクトマネージメント・プロセスが、PMBOKで定義された「5つのプロセス群」、「10の知識エリア」でそれぞれ実行・統合され、プロジェクトが体系的に管理されていくことになります。

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例えば、プロジェクト初期に実施される【立上げプロセス群】の2つのプロセスは「プロジェクト憲章の作成⇒ステークホルダーの特定」の順番で実行されます。

「プロジェクト憲章の作成」のアウトプット(成果物)である【プロジェクト憲章】は、そのまま次の「ステークホルダーの特定」プロセスの重要なインプットになる

このようにプロジェクトマネージメントは、ITTO手法を各プロセスで適用し、アウトプットを論理的に結合することによって達成されます。

ですので、インプット・ツールと技法・アウトプットは、そのまま「プロジェクトマネージメント・プロセス」そのものということです。

「ツールと技法」について特化して書かれたオススメ本を紹介します。
 ちょっと古い本ですが、今でも私の机には常においてあり重宝しています。
 辞書的な使い方で知りたい技法がある時に、そのページを開くという感じです。
 10年以上使ってますが、続編が出ない限りはおそらく定年まで現役でしょうね。

「ツールと技法」はグループ分けで覚える

わたしの経験を元に、ツールと技法の学習の仕方をご紹介します。
PMP試験対策の意味合いが強いですが、試験の予定がない人にも役に立つ内容だと思いますので、ぜひ参考にしてください。

PMBOK第6版から、ツールと技法の内容がグループ分けされました。
このグループ分けを基準にして、ツールと技法を覚えるようにします。

ツールと技法は全部で135もあり「やみくもに丸暗記」は、効率が悪すぎるためです。

ツールと技法のグループ技法数代表的な技法
①データ収集技法  9個ブレーンストーミング、インタビュー
②データ分析技法27個代替案分析、費用便益分析
③データ表現技法16個親和図、特性要因図
④意思決定技法3個多基準意思決定分析、投票
⑤コミュニケーション・スキル4個フィードバック、非言語
⑥人間関係スキル及びチームスキル17個積極的傾聴、コンフリクトマネージメント
⑦その他グループ化されていない59個専門家の判断、会議

例えば、データ収集技法グループの9つの手法は、

①ベンチマーキング
②ブレーンストーミング
③チェックシート
④チェックリスト
⑤フォーカスグループ
⑥インタビュー
⑦市場調査
⑧アンケートと調査
⑨統計的サンプリング

ということになります。

インプット情報を元にデータ収集という技法を使って、アウトプットを生成するためには、その具体的な技法が9個あるということです。

それぞれは難しい手法ではないので、一度読んでなんとなくこういう方法があるのか程度に覚えれば、大丈夫です。

今後さらに学習を進めて、知識エリアのつながりが理解できると、各プロセスで必要になりそうな「技法」が予測できるようになります。

ツールと技法が予測できるくらいまで「プロセスの流れ」を理解することが超重要です。そのくらいまでPMBOKを読み込まないと、PMP試験合格は難しいですよ!

例えば、「スケジュール・マネージメント」では、前段に行われる「スコープ・マネージメント」のアウトプットがインプットになりますので、スケジュール作成時にさらにデータ収集する必要はありません。

これは、コストや資源、コミュニケーションマネージメントでも同様です。

各プロセスの実行目的や流れが身についていれば、どのグループに属するツールと技法が必要になりそうか予想が出来ます。

グループ分けを基準にして、プロセス作業のつながり・目的を紐つけて学習していけば、135個あるツールと技法もスムーズに覚えらるということです。

ですので、ツールと技法は「グループ分け」を基準に覚えるようにしましょう。

「ツールと技法」の効率的な覚え方

結論からいうと、ツールと技法を効率的に覚えるには、

①丸暗記は不要。効率が悪すぎ
②「自分の仕事の場合はどうか?」と引きつけて覚える
③特殊なツールと知識は、完全に理解して覚える

に注意していると、一度覚えると忘れません。

✓ 丸暗記は効率が悪すぎる

ツールと技法を丸暗記するのは効率が悪いので、やめましょう。

なぜならPMP試験では、丸暗記型の問題はほとんどありません。
単刀直入に、このプロセスの技法はなにか?と聞く問題はありません。

問題文の状況説明を前提にして、この場合プロジェクト・マネージャーのあなたが選択すべきツールと技法はどれか?と聞かれる問題が多いです。

状況に応じた「最適な技法の使い方」を学習することの方がより重要です。

なので、ただプロセスとツールと技法を紐つけて丸暗記しても、学習効率が悪すぎます。

それよりは、それぞれの技法の「目的や方法を具体的にイメージ」しながら、理解していくことのほうが何倍も役に立ちます。

✓ 「自分の仕事の場合はどうか?」と引きつけて覚える

ツールと技法をより効率的に覚えるには、「自分の仕事にイメージを重ね合わせて考える」というのが、より効果的です。

文字を復唱して覚えるよりも、場面をイメージして、ツールと技法(言葉)と紐つけて右脳に焼き付けるという感じです。

例えば、「スコープマネージメントの要求事項収集」でやることは、

・市場や他社製品の性能を調べたり、過去の事例を確認する
・関係者を集めて、ブレーンストーミングしてみる
・関係者と直接会話をして、必要な情報を聞き出す
・関係者や専門家を一同に集めて、意見の聞き取りをする

といったようなことを日常的にふだんからやっていると思います。

日常やっている業務をイメージしてPMBOKのツールと技法を学習していくと、ふだんの仕事がそのまま「要求事項収集」で使われる「データ収集技法」だと気がつくでしょう。

まとめますと、ツールと技法の名称をだた暗記するのではなく、「仕事の状況や目的とセット」にして覚えるということです。

「自分の仕事の場合はどうか?」と引きつけて想像しましょう。

✓ 特殊なツールと知識は、完全に理解して覚える

各プロセスで、特に重要なツールと技法があります。
それらについては、重点的に使う目的と内容を覚えてください。

PMP試験の問題集では、出題傾向をズバリ教えてくれます。
まずが問題を解いてみて、重要だと思ったところは、徹底的にPMBOKを読み込んで自分の仕事に紐つけて、理解してください。

わたしが問題集の出題傾向で重要と感じたツールと技法は、

①コストマネージメント(コストのコントロール)
・アーンド・バリュー分析(計算方法)
②リスクマネージメント(リスク対応の計画)
・好機:活用、共有、強化、受容
・脅威:回避、転嫁、軽減、受容
③資源マネージメント(チームの育成)
・成立期、動乱期、安定期、遂行期、解散期
④スケジュールマネージメント(スケジュールの作成)
・クリティカルパス、クラッシング・ファストトラッキング
⑤ステークホルダーマネージメント(ステークホルダーの特定)
・権力と関心度グリッド
⑥調達マネージメント(調達マネージメントの計画)
・契約タイプごとのフィーの関する計算
⑦品質マネジメント
・品質と等級の違い

という内容になります。

1つのプロセスのみ出てくるような計算方法やグラフ図表といったものは、PMP試験でも出題傾向にありますので、確実に覚えるようにします。

その他の専門家の判断や会議など共通技法は、なんとなく雰囲気だけでOKです。

✓ 5つのプロセス群と10の知識エリアは丸暗記必須!

ツールと技法は重点的に覚えるでOKですが「プロセス群と知識エリア」は丸暗記して、「プロセスのつながり」を理解するのは必須です。

プロセスの前後関係がわからないと、使われるツールと技法の予測も出来ませんし、目的や内容も紐付けられなくなります。

まずは、ツールと技法の前に「プロセスとその流れ」だけは確実に覚えてください。

これは、ITTO手法を学習前の「絶対条件」ですよ。

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まとめ PMBOKのツールと技法を学習しよう【覚え方も解説】

ポイント

その① PMBOKのインプット・ツールと技法・アウトプットについて
その② 「ツールと技法」はグループ分けで覚える
その③ 「ツールと技法」の効率的な覚え方

今回は、PMBOKの「ITTO手法」についてご紹介しました。

PMBOKは、「自分の仕事に引きつけて学習する」ことをオススメします。

なんとなくやっていた業務を論理的にプロセスや技法に紐つけることができて、使う目的や内容を実感できます。

プロジェクトマネージャーにとってPMBOK学習の最終目標は、「体系的なプロジェクトマネージメント手法を身につける」ということです。

理想(PMBOK)と現実(実業務)を比較して、課題を見つけて改善する

「自分PDCA」でPMBOKを活用して、プロマネとしてのスキルを向上していきましょう。

それでは、今回は以上です。

「ツールと技法」について特化して書かれたオススメ本を紹介します。
 ちょっと古い本ですが、今でも私の机には常においてあり重宝しています。
 辞書的な使い方で知りたい技法がある時に、そのページを開くという感じです。
 10年以上使ってますが、続編が出ない限りはおそらく定年まで現役でしょうね。

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