こんにちは、MARCUS(マーカス)です。
「打合せや飲み会のスケジュール調整がいつも大変」「上司や先輩に何度も都合を確認するのも気が引ける」「なんとか簡単な方法ないかなぁ？」
そんなあなたのお悩みにお答えします。
打合せや飲み会のスケジュール調整って、面倒ですよねぇ。
良さそうな時間があっても、1人の都合が悪くて『また全員に都合を確認しなきゃいけない』なんて、考えただけでもウンザリしてきます。
何十人も集まるような大きなイベントであれば、事前に日時がアナウンスされるのでスケジュール調整の手間はありません
ですが、5～10人程度の急な打合せや飲み会であれば話が変わってきます。
幹事に任命された人が参加者それぞれに連絡をとって、『全員に都合が良い時間を決める（見つける）』という調整作業が必要になってきます。
都合が合う時間が無かったり、1人の都合が悪くてまた振り出しに戻ったりと、手間がかかるわりに生産性がない無駄な作業になりかねませんね
今回は『スケジュール調整が時短かつ効率的にデキる方法』についてご紹介したいと思います。
スケジュール調整の場面に合わせて、最善の調整方法をご紹介しますので、「上司やお客さまに失礼があった」なんてことも無くなると思いますよ。
この記事を書いているわたしは、プロジェクトマネージャーとして10年以上仕事をしています。社内・社外合わせて打合せやイベントなどのスケジュール調整の経験を多くしています。
目次
その①スケジュール調整の3つの方法
スケジュール調整の方法は大きく分けて、以下のとおり。
①口頭や電話で確認
②メールやSNSで確認
③オンラインツールを使って確認
①口頭や電話で確認
まずは、一番の基本となる『口頭での都合確認』です。
参加者一人一人に電話で確認しなくてはいけないので、幹事の人にとっては一番面倒に感じる方法かもしれませんね
他の方法でも言えることですが、まずは『一番目上の人の都合を確認して候補日となる日時』をいくつか決めてしまいましょう。
そうすることで、『候補日自体を変更しなければいけない』と言う事態は避けられますのでいくらか調整作業が楽になります。
もし、都合が悪いという人がいたら、『◯◯部長の都合に合わせているので、ご自分で都合を調整してください』とも言えますしね
面倒で嫌煙されがちな方法ですが人数が5人以下のようなイベントの場合であれば、わたしは『口頭での確認』をオススメしています。
参加者とさえ連絡がつけば、『あっという間にスケジュール調整が終わる』からです
5人程度であれば、都合が悪い人が出て折返しの電話をすることになってもあまり手間ではありませんし、時間もかかりませんよね。
「5人以下のスケジュール調整で出来るだけ早くスケジュールを調整したい！」と言うときには、口頭確認がベストな方法ではないでしょうか。
②メールやSNSで確認
次に、最近の主流になっている『メールやSNS』を使っての確認です。
メールでの確認の良いところは、『10人・20人以上の大人数の集まりでもスケジュール調整が可能』なところです。
候補日をいくつか挙げ、いつまでに返事がほしいかをメールで一斉送信すれば、あとは返事を待つだけです。
ですが、メールやSNSでの方法にもデメリットがあります。
デメリットは、以下のとおり。
①期限までに返事がこない可能性がある
②返事を受信後、全員の都合を集計しなくてはいけない
③都合が合わない人に、再度連絡する必要がある
特に大人数からの返事の場合には、都合の合う人が多い日時を探すために『エクセルなどを使って全員分の都合を集計する手間』があります。
また、1人2人は都合が合わない人が出てくると思いますので、都合の悪い人に予定を調整してもらうように依頼をする必要もあるでしょう。
大人数のスケジュール調整が可能だが『返事を待つのに時間がかかり、別途エクセルなどで都合を集計する手間がある』というのが、メールでの都合確認ということです。
それでも『大人数を電話確認でスケジュール調整する』よりは、まだ良いですよね
③オンラインツールを使って確認
メールでの都合確認の面倒なところを解消してくれるのが、『オンラインツールを使ってのスケジュール調整』です。
ウェブサイトでイベント説明や候補日・回答締め切り日などを入力して、そのアドレスをメールで参加者に送れば、あとは参加者からの返事をツールが自動で集計し、最善のスケジュールを教えてくれます。
メール確認の欠点であった『返事のあった都合の集計』を自動で行ってくれるので、幹事の人は手間いらずです
唯一することと言えば、『集計後に都合が合わない人に連絡をして予定を合わせてもらう』よう依頼することくらいでしょうか。
オンラインツールにも有料・無料がありますので、ビジネス用かプライベート用か用途や頻度によって選べば良いと思います。
スケジュールの調整だけであれば『無料のツールで十分』です
参加予定者が大人数であればあるほど、オンラインツールでのスケジュール調整のメリットを感じることが出来ます。
『スケジュール 調整』でググればすぐにサイトが出てきます。オススメですので、ぜひ試してみてください。
その②スケジュール調整ツールで解決【社内・友人用】
社内会議の日程や友人との飲み会のセッティングなど、「身内」のスケジュール調整は『オンラインツールの活用』がオススメです。
理由は以下のとおり。
１．候補日を複数設定してオンラインで送るだけでOK
２．全員の都合の良い時間を自分で集計しなくて良い
３．二度手間のコミュニケーションが不要になる
４．ほぼオンライン任せで幹事の手間が少なくなる
カジュアルな集まりやイベントであれば、オンラインツールを使ってのスケジュール調整がオススメです。
手順としては、まず候補日・時間をいくつか用意します。
上司や目上の人、イベントの主役の都合に合わせて、スケジュール日時の候補日を設定すれば問題ないでしょう。
次に、候補日程をオンラインツールを使って、参加者に送信します。
送信の方法は、オンラインツールに必要事項を入力したあとにアドレスが表示されるので、それを参加者にメールで送信すればOKです。
ツール上にイベントのタイトルや内容の説明文なども書き込めるので、送信するメール分でイチイチ詳細な説明をしなくて良い点も便利な点ですね
『オンラインツールの最大のメリット』になるのが、ここからです。
参加者からの都合の返事をオンラインツールが集計してくれるので、スケジュール調整を自動化できます
上司やイベントの主役の都合に合わせて候補日を設定しているので、都合が悪い人には自分でスケジュールを調整して参加してもらうようにします。
そうすることで都合の悪い１人のために、『全員の都合を再度確認するという二度手間も無くすこと』が出来ますね。
予定日を決めて、メールでオンラインツールのアドレスさえ送ってしまえば、スケジュール調整をほぼ自動で行ってくれるので、幹事の人にとっては本当に手間が少なくてすみます。
参加者全員の都合が合うまで、何度も何度も電話やメールを送るという『一番面倒な作業を自動化できるオンラインツールはオススメ』です。
オンラインツールが身内のイベントにオススメの理由は？
オンラインツールのメリットを最大化するために『事前に主役や上司の都合を確認する必要がある』ためです。
これが出来ていないと、オンラインツールを使っても結局、二度手間のコミュニケーションが必要になる場合がでてきます
多数決で予定の合う日が自動で設定されても、イベントの主役が都合が悪く不在となってはイベントの意味がありません。
そういった場合には、イベントへの参加が絶対必要な人たちの都合に合わせて、再度候補日を設定して調整することが必要になってきます。
そうならないためにも『事前に主役の都合が確認できる身内のイベントにはオンラインツールがよりオススメ』というわけですね
カジュアルな集まりで大人数であれば、『オンラインツールでスケジュール調整』と覚えておいてください。
その③電話やメールでスケジュール調整【顧客用】
オンラインツールでのスケジュール調整は非常に便利なことはご説明しましたが、『わたしの経験から使わないほうがよい例外のケース』を紹介します。
『顧客との日程・時間調整』への活用はオススメしません
オススメしない理由は、以下のとおり
１．相手によっては、不快に感じる人もいる
２．ツールの操作方法がわからずに、アポが取れない可能性がある
３．システムトラブルで、二度手間になる可能性がある
４．コミュニケーションの機会を逃すことに繋がる
相手によっては、オンラインツールでのスケジュール確認を不快に感じる人がいるかもしれないからです。
連絡する相手が歳上であったり、「売り手と買い手」というビジネス上の立場を気にするような人の場合は、特に顕著でしょう。
いきなりメールが来て、アドレスにアクセスして都合の良否を教えてほしいという『今どきのコミュニケーションを不快に感じる』ということです
これだけネット環境での業務が当たり前になったとは言え、いまだにメールを印刷して読んでいる人もいますし、キーボードのタイピングが人差指でしか出来ない人もいます。
『アナログなコミュニケーションを良し』とするような相手や顧客の場合には、電話での都合確認の方が好印象を持ってもらえるでしょうね
同じような理由でアポ取りメールを無視されるかもしれませんし、アクセスしたは良いけれど、操作方法がわからずにそのままスクリーンを閉じられてしまうかもしれません。
『相手を見てスケジュール調整方法を変える』というのは、なかなか難しいかもしれませんが、そうしなければいけない場合もあることを覚えておいてください。
あまり親しくない顧客の場合には、電話での確認の方が無難ですね
わたしの場合は、顧客との都合調整の連絡だけでもコミュニケーションの機会と捉え、出来るだけメールを送ったあとに、電話でも確認するということを心がけています。
「今どきそんな面倒なことする？！」
なんて言われそうですが、顧客との関係も結局は『人と人』です。
都合調整だけだからと素っ気なくメール連絡だけで終わらせるよりは電話もすることで、余談の中から「あー、そういえば、、、」なんてビジネスの会話へと発展するかもしれません。
実際、会いに行く前にアポ取りの電話をしたおかげで『次のビジネスの話』を聞けたことも何度もありますよ
ですので、アポ取りの連絡も『顧客とのコミュニケーションの機会』と捉えて積極的に電話をするようにしましょう。
そうすることで、新しいビジネスチャンスにつながるかもしれません。
まとめ スケジュール調整の方法
今回は、スケジュールの調整方法についてご紹介しました。
①社内や友人など身内の場合
・5人以下であれば、電話確認が時短になる
・大人数の場合は、オンラインツールを活用する
②顧客の場合
・オンラインツールでも大丈夫か、相手を見て決める
・できれば、電話連絡の方がコミュニケーションの機会になる
オンラインツールのスケジュールの調整には、メリットもあればデメリットもあります。
『わざわざ電話をする手間をかけるメリットがあるかないか』で、オンラインツールを使うかどうかを決めれば良いでしょう。
オンラインでの仕事が当たり前になってきたとは言え、まだまだアナログなコミュニケーションを好む人もいますし、特に『顧客との信頼関係を築くにはアナログに勝る方法はない』というもの事実だと思います
幹事の人にとっては、手間いらずのオンラインツールですが『時と場合による』というのが、わたしの結論です。
これからどんどんデジタルツールを使っての仕事がもっともっと当たり前になってくると思いますが、『現状ではデジタルとアナログを臨機応変に使い分けるスキル』がまだ必要だということでしょうね。
それでは、今回は以上です。